Empiria Group is committed to fostering a safe, respectful and inclusive working environment where every individual is treated with dignity. Our Violence and Harassment Policy sets out the principles, preventive measures and complaint procedures designed to protect employees and all individuals working with or on behalf of the Group, in accordance with applicable legislation.
Violence and Harassment Policy (English)
Policy for the Prevention and Combating of Violence and Harassment at Work and the Procedure for Receiving and Examining Complaints
This Policy enters into force as of the date of the applicable version indicated in the above Document Control Table [NKLaw1.1] and is binding on all people falling within its scope of application.
Contents
PART A: PREVENTION AND COMBATING OF VIOLENCE ANDHARASSMENT AT WORK
1. Purpose of the Policy
2. Legal Framework
3. Adoption, Consultation and Communication of the Policy
4. Scope of Application – Protected Persons
5. Definitions
5.1 Violence and Harassment
5.2 Harassment
5.3 Gender-Based Harassment
5.4 Sexual Harassment
6. Assessment of Violence and Harassment Risks
7. Measures for the Prevention and Management of Violence and Harassment
7.1 Organizational and Administrative Measures
7.2 Training and Awareness Measures
7.3 Protection and Support Measures
7.4 Protection of Victims of Domestic Violence
8. Rights and Obligations
8.1 Rights of the Affected Person
8.2 Obligations of the Employer and Persons Exercising Managerial Authority
8.3 Consequences of Non-Compliance
9. Appointment of the Reporting Officer and Internal Complaints Committee
9.1 Reporting Officer (Liaison Officer)
9.2 Deputy Reporting Officer
9.3 Internal Complaints Committee
PART B: PROCEDURE FOR RECEIVING AND EXAMINING COMPLAINTS
10. Submission of Complaints
10.1 Method of Submission
10.2 Anonymous Complaints
10.3 Contents of the Complaint
11. Complaint Examination Procedure
11.1 Timeframe for Submission
11.2 Recording and Notification of the Complaint
11.3 Investigation and Findings
11.4 Special Cases – Record Keeping – Closure of the Procedure
12. Prohibition of Retaliation
13. Confidentiality and Protection of Personal Data
14. Implementation of the Policy
14.1 Entry into Force
14.2 Review
14.3 Relationship with Other Regulations
14.4 Cooperation with Competent Authorities
15. Approval of the Policy
Appendix I: Violence and Harassment Incident Report /Complaint Form
PART A – PREVENTION AND COMBATING OF VIOLENCE AND HARASSMENT AT WORK
1. PURPOSE OF THE POLICY
This Policy for the Prevention and Combating of Violence and Harassment at Work and the Procedure for Receiving and Examining Complaints (hereinafter referred to as the "Policy") has been prepared in accordance with Article 62 of Presidential Decree 62/2025 (Government Gazette A' 121) and Ministerial Decision 95/2026 (Government Gazette B' 1/08.01.2026), as well as the applicable national and EU legislative framework.
The purpose of this Policy is to:
• prevent and effectively address every form of violence and harassment occurring during, related to or arising out of work;
• ensure a working environment that respects, promotes and protects the dignity, personality and fundamental rights of every individual;
• establish a clear and transparent framework of rights and obligations for the employer, persons exercising managerial authority and all protected persons;
• establish a safe, accessible and impartial procedure for the receipt, examination and handling of internal complaints;
• ensure the protection of victims, complainants and witnesses against retaliation or further victimization.
EMPIRIA GROUP (hereinafter referred to as the "Group") expressly declares its zero-tolerance approach to all forms of violence and harassment, including gender-based violence and sexual harassment, regardless of the position, status or contractual relationship of the person involved.
This Policy forms part of the Group's broader occupational risk prevention framework, including the management of psychosocial risks, and is implemented in accordance with the principles of equal treatment and respect for human dignity.
2. LEGAL FRAMEWORK
This Policy has been prepared and is implemented in accordance with the applicable national and EU legal framework governing the prevention and management of violence and harassment at work.
More specifically, this Policy takes into account and applies, in particular, the following provisions:
- Presidential Decree 62/2025 (Labor Code, Government Gazette A' 121), particularly the provisions prohibiting violence and harassment at work (Articles 58–69, 507–508 and 533), together with the provisions relating to the protection of human dignity, equal treatment and the prohibition of discrimination (particularly Articles 16–57);
- Ministerial Decision 95/2026 (Government Gazette B' 1/08.01.2026) concerning the model policy for preventing violence and harassment and managing internal complaints;
- Law 5239/2025, as applicable;
- Law 4808/2021 (Government Gazette A' 101), ratifying ILO Convention No. 190 and establishing the national framework for preventing and addressing violence and harassment in the workplace, as amended and in force;
- occupational health and safety legislation, particularly Law 3850/2010 (Occupational Health and Safety Code), as amended, together with the relevant provisions of Presidential Decree 62/2025 concerning the assessment and prevention of occupational and psychosocial risks;
- the applicable national and EU legislation governing the protection of personal data, particularly Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Law 4624/2019, as amended.
Should any of the above legal provisions be amended or replaced, this Policy shall be interpreted and applied in accordance with the legislation in force at the relevant time.
This Policy neither replaces nor limits the rights granted to affected persons under applicable legislation, nor does it diminish the employer's legal obligations.
3. ADOPTION, CONSULTATION AND COMMUNICATION OF THE POLICY
Before the formal adoption of this Policy, the Group shall inform employee representatives where such representatives exist, and provide them with the opportunity to express their views.
Where no employee representatives exist, the information shall be communicated to all employees through any appropriate means.
Following the above consultation process, the Policy shallbe formally adopted by:
- posting it in a prominent location within the workplace and on the Group's notice board;
- publishing it on the Group's website, where applicable;
- informing employees and their representatives in writing or electronically through any appropriate communication channel.
In the event of any amendment to this Policy, the same consultation, communication and publication procedure shall be followed as for its initial adoption.
4. SCOPE OF APPLICATION – PROTECTED PERSONS
This Policy applies to every person employed by or providing work or services on behalf of the Group, regardless of the type of contractual relationship, form of employment or duration thereof.
In particular, this Policy applies to:
- employees under full-time or part-time employment contracts, whether for a fixed or indefinite term;
- employees engaged through Temporary Employment Agencies (TEAs) or any other form of staff leasing arrangement;
- seconded or loaned employees;
- individuals providing services under contracts for services or independent service agreements, including self-employed professionals;
- interns, apprentices and trainees;
- job applicants during the recruitment and selection process;
- former employees, in relation to incidents connected with their employment relationship;
- any third party who conducts business with or cooperates with the Group, including, but not limited to, customers, suppliers, business partners and visitors, where the relevant conduct is connected with work.
This Policy applies to incidents of violence and harassment occurring:
- at the Group's workplaces;
- at any premises where work is performed on behalf of the Group, including third-party facilities;
- during business travel, work-related trips, training activities or corporate events;
- while working remotely;
- during work-related communications, including electronic and telephone communications.
Where Group employees provide services at third-party premises, the Group shall cooperate with the host organization, within the limits of its responsibilities and authority, to ensure the prevention and effective management of incidents of violence and harassment.
5. DEFINITIONS
For the purposes of this Policy, the following terms shall have the meanings assigned to them below, in accordance with applicable legislation.
5.1 Violence and Harassment
"Violence and Harassment" means any behaviors, acts, practices or threats thereof that aim at, result in, or are likely to result in physical, psychological, sexual or economic harm, whether occurring as a single incident or repeatedly.
5.2 Harassment
"Harassment" means any form of behavior that has the purpose or effect of violating a person's dignity and creating an intimidating, hostile, degrading, humiliating or offensive environment, irrespective of whether it constitutes discrimination.
Harassment also includes harassment based on gender or any other protected characteristic.
5.3 Gender-Based Harassment
"Gender-Based Harassment" means any conduct related to a person's sex or gender that has the purpose or effect of violating that person's dignity and creating an intimidating, hostile, degrading, humiliating or offensive environment, in accordance with the relevant provisions of Presidential Decree 62/2025.
Such conduct also includes sexual harassment, as well as behavior related to a person's sexual orientation, gender identity, gender expression or sex characteristics.
5.4 Sexual Harassment
"Sexual Harassment" means any form of unwanted verbal, non-verbal or physical conduct of a sexual nature that has the purpose or effect of violating a person's dignity and, in particular, creating an intimidating, hostile, degrading, humiliating or offensive environment.
6. ASSESSMENT OF VIOLENCE AND HARASSMENT RISKS
The Group recognizes that violence and harassment at work constitute serious occupational and psychosocial risks that may adversely affect employees' physical and mental health, dignity and the proper functioning of the organization.
As part of its occupational health and safety obligations, the Group carries out a Psychosocial Risk Assessment as an integral part of its overall Occupational Risk Assessment.
The Psychosocial Risk Assessment:
- takes into consideration the nature of the Group's activities, organizational structure, working conditions and the specific characteristics of each workplace;
- evaluates potential factors that may contribute to violence or harassment;
- considers special circumstances, including work performed at third-party premises, staff secondment, remote working arrangements and positions involving extensive interaction with the public;
- is reviewed on a regular basis or whenever working conditions change significantly.
The assessment examines factors that may increase the likelihood of violence and harassment, including, but not limited to:
- unclear allocation of responsibilities or roles;
- excessive workload or prolonged time pressure;
- inadequate communication or dysfunctional reporting relationships;
- workplace isolation or insufficient supervision;
- extensive interaction with customers or third parties in demanding environments;
- work performed in remote or isolated locations;
- remote working arrangements without clear communication protocols;
- organizational practices or behaviors that may encourage abusive or offensive conduct.
Based on the findings of the assessment, the Group adopts the necessary organizational and administrative preventive and protective measures described in this Policy and, where appropriate, further specified within the Psychosocial Risk Assessment.
7. MEASURES FOR THE PREVENTION AND MANAGEMENT OF VIOLENCE AND HARASSMENT
The Group adopts all necessary organizational and administrative measures to prevent and address violence and harassment in the workplace, taking into account the findings of the Psychosocial Risk Assessment.
7.1 Organizational and Administrative Measures
The Group shall:
- establish clear roles, responsibilities and reporting lines;
- foster a culture of respect and zero tolerance towards violence and harassment;
- maintain clear procedures for reporting incidents;
- implement measures to prevent conflicts of interest during the handling of complaints;
- cooperate, where appropriate, with third parties in cases involving staff leasing arrangements or work carried out at third-party premises.
7.2 Training and Awareness Measures
The Group shall:
- ensure that all employees are informed about the contents of this Policy;
- promote awareness and training initiatives relating to violence and harassment in the workplace;
- provide appropriate training, where necessary, to persons exercising managerial authority and to those responsible for handling complaints.
7.3 Protection and Support Measures
Where an incident or complaint arises, the Group may, depending on the circumstances, implement temporary or permanent protective measures, including:
- changing the employee's workplace or working arrangements;
- modifying duties or responsibilities;
- providing appropriate support and guidance;
- adopting any other appropriate and proportionate measure necessary to prevent the recurrence or escalation of the behavior.
Such measures shall be implemented with full respect for the rights of all persons involved and without subjecting any individual to adverse treatment.
7.4 Protection of Victims of Domestic Violence
The Group recognizes that domestic violence may have a significant impact on employees' working lives and workplace safety.
Employees who are victims of domestic violence may, where reasonably possible and following appropriate notification to the Group, request support or reasonable workplace adjustments, including, for example:
- flexible working arrangements;
- temporary changes to the workplace or method of work;
- leave in accordance with applicable legislation;
- implementation of workplace safety measures intended to protect victims of domestic violence.
The Group shall consider such requests with discretion and confidentiality, taking into account both the protection of the affected individual and the operational needs of the business.
8. RIGHTS AND OBLIGATIONS
8.1 Rights of the Affected Person
Any person falling within the scope of this Policy who believes that they have been subjected to violence or harassment, whether during access to employment, throughout the employment relationship or even after its termination, shall, in particular, have the following rights:
a. the right to seek judicial protection;
b. the right to file a complaint and request the initiation of labor dispute proceedings before the Labor Inspectorate;
c. the right to submit a report to the Greek Ombudsman;
d. the right to submit an internal complaint in accordance with this Policy.
The activation of the internal complaint procedure shallneither restrict nor exclude the right of the affected person to seek redressbefore any competent administrative or judicial authority.
8.2 Obligations of the Employer and Persons Exercising Managerial Authority
The Group and all persons exercising managerial authority or acting on behalf of the employer shall:
- take all appropriate and necessary preventive and protective measures;
- examine complaints objectively, impartially and confidentially;
- prevent retaliation or any adverse treatment against the persons involved;
- comply with the obligations set out in Articles 65–68 of Presidential Decree 62/2025, as amended and in force.
The Group shall inform employees and maintain, in a prominent location, the contact details of the competent public authorities, including:
- Labor Inspectorate – Citizen Service Line 1555;
- The Greek Ombudsman (www.synigoros.gr);
- SOS Helpline 15900, providing immediate psychological support and counselling to women who are victims of gender-based violence.
8.3 Consequences of Non-Compliance
Any breach of the legal provisions prohibiting violence and harassment may result in the consequences provided for under Articles 65–68 of Presidential Decree 62/2025, as well as any applicable provisions of the Group's Internal Work Regulations or other internal procedures, depending on the seriousness of the violation.
Such measures may include, indicatively:
- verbal or written recommendations;
- written warning or reprimand;
- reassignment of duties;
- temporary removal from the workplace;
- any other appropriate and proportionate administrative or disciplinary measure.
9. APPOINTMENT OF THE REPORTING OFFICER AND INTERNAL COMPLAINTS COMMITTEE
9.1 Reporting Officer (Liaison Officer)
The Group encourages every person falling within the scope of this Policy who believes they have experienced violence or harassment to submit a concern and/or formal complaint.
For this purpose, the Group appoints the following individual as the Reporting Officer (Liaison Officer) for matters relating to violence and harassment:
Name: Dorina Iliopoulou
Position: People & Culture Director
Email: dorina.iliopoulou@empiriagroup.gr
The Reporting Officer serves as the primary point of contact within the Group for matters concerning violence and harassment and is responsible for:
- receiving concerns and complaints;
- providing information and guidance regarding rights and the applicable procedure;
- supporting the persons involved in understanding the options available to them.
The Reporting Officer's role is primarily advisory and supportive and may be exercised regardless of whether the individual wishes to initiate the formal investigation procedure immediately.
Access to the Reporting Officer shall be direct and readily available through the above contact details.
In performing these duties, the Reporting Officer shall maintain strict confidentiality and safeguard any personal data that come to their attention, in accordance with applicable data protection legislation.
9.2 Deputy Reporting Officer
In the event of the Reporting Officer's absence, inability to act or conflict of interest, the following person shall act as Deputy Reporting Officer:
Name: Konstantinos Karakostas
Position: Payroll Manager
Email: k.karakostas@empiriagroup.gr
While acting as deputy, the Deputy Reporting Officer shall perform all duties of the Reporting Officer and shall be bound by the same obligations of impartiality and confidentiality.
9.3 Internal Complaints Committee
For the investigation of complaints relating to violence and harassment, the Group establishes an Internal Complaints Committee.
The Committee consists of the following members:
Name: Dorina Iliopoulou
Position: People & Culture Director
Email: dorina.iliopoulou@empiriagroup.gr
Name: Efstathios Kritikos
Position: Director of Finance
Email: stathis.kritikos@empiriagroup.gr
Name: Dimitrios Alexakis
Position: Chief Operating Officer
Email: dimitris.alexakis@empiriagroup.gr
The Committee shall:
- examine complaints objectively and impartially;
- invite the persons involved to provide explanations where necessary;
- evaluate all available evidence;
- submit recommendations to Management regarding the appropriate measures or actions to be taken.
Committee members shall perform their duties with discretion, maintain the confidentiality of the procedure and withdraw from any case where a conflict of interest exists.
Where a Committee member is personally involved in the complaint or any circumstance giving rise to bias exists, that member shall be replaced by another suitable individual.
The initial communication for submitting a complaint shall normally be made through the Reporting Officer, unless otherwise provided for or where a conflict of interest exists.
PART B – PROCEDURE FOR RECEIVING AND EXAMINING COMPLAINTS
10. SUBMISSION OF COMPLAINTS
The Group ensures that every person falling within the scope of this Policy has the right to submit a complaint concerning an incident of violence or harassment through a safe, confidential and accessible procedure.
10.1 Method of Submitting a Complaint
A complaint may be submitted through any of the following means:
- in writing, by sending an email to the Reporting Officer;
- by delivering a written document directly to the Reporting Officer;
- verbally, in which case the complaint shall be documented in writing by the responsible person.
The Group encourages the submission of identified (non-anonymous) complaints in order to facilitate the effective investigation of reported incidents.
10.2 Anonymous Complaints
Anonymous complaints shall also be considered and assessed based on:
- the degree of supporting information provided;
- the seriousness of the allegations;
- the possibility of investigating the reported conduct.
While anonymity may make the investigation more difficult, it shall not automatically prevent the complaint from being examined.
10.3 Contents of a Complaint
Where possible, a complaint should include sufficient information to facilitate the investigation, including:
- the complainant's details (where the complaint is not anonymous);
- the identity of the respondent (the person against whom the complaint is made);
- a brief description of the incident;
- the place and time of the incident;
- any witnesses;
- any available evidence, including documents, emails, video recordings, written messages or voice messages.
The absence of some of the above information shall not prevent the complaint from being examined.
To facilitate the submission of complaints, the Group provides a Violence and Harassment Incident Report / Complaint Form (Appendix I), which may be used for this purpose. The use of this form is optional and shall not constitute a prerequisite for the acceptance of a complaint.
11. COMPLAINT EXAMINATION PROCEDURE
11.1 Timeframe for Submission
Reports and complaints should, as a general rule, be submitted within two (2) months from the date of the incident or the most recent occurrence, in order to facilitate an effective investigation and accurate recollection of events by the persons involved and any witnesses.
Complaints submitted after the above period shall nevertheless be examined, particularly where the delay is justified by the nature of the incident, the complainant's psychological condition, fear of retaliation or any other reasonable cause.
A delayed submission shall not constitute grounds for rejecting or refusing to examine a complaint, although it may make the investigation more difficult in practice.
11.2 Recording and Notification of the Complaint
Within fifteen (15) working days of receiving a complaint, the Reporting Officer shall prepare a written record containing, ata minimum:
- a description of the incident;
- the place and time of occurrence;
- the persons involved;
- any witnesses and available evidence;
- the complainant's view regarding the outcome sought.
Where necessary, interviews may be conducted with the complainant and other persons involved in order to obtain a more complete understanding of the facts.
The written record shall be shared with the complainant for confirmation of its accuracy.
Within ten (10) working days following completion of the written record, the contents of the complaint shall be communicated to the respondent, who shall be invited to submit a written response within ten (10) working days from receipt of the notification.
Throughout this procedure, the respondent's right to be heard and the principle of impartiality shall be respected.
11.3 Investigation and Findings
Following receipt of the respondent's written response, a further investigation shall be conducted, which may include:
- additional interviews with the persons involved;
- witness interviews;
- evaluation of all available evidence.
Following completion of the investigation, an Investigation Report shall be prepared and submitted to the Internal Complaints Committee.
The report shall include:
- the established facts;
- the assessment of the available evidence;
- the conclusions reached;
- any proposed measures in accordance with Section 8.3 of this Policy.
The Committee may conduct additional enquiries or hearings before formally approving the Investigation Report.
The final report shall be approved by the Committee and communicated to the parties involved, to the extent permitted under applicable personal data protection legislation.
The entire procedure shall be completed within sixty (60) days from the submission of the complaint, unless exceptional circumstances justify a reasonable extension.
11.4 Special Cases – Record Keeping – Closure of the Procedure
Where the respondent is not an employee of the Group, the Group shall take all appropriate measures within the limits of its authority and, where possible, cooperate with the relevant organization or employer to which the respondent belongs.
The Reporting Officer shall maintain a secure record of all actions taken during the procedure, ensuring confidentiality and compliance with personal data protection legislation.
If, at any stage of the procedure, it is determined, with due justification, that continuation of the investigation is no longer justified, the parties involved shall be informed in writing of the closure of the procedure and the reasons supporting that decision.
12. PROHIBITION OF RETALIATION
In accordance with Article 66 of Presidential Decree 62/2025 and the applicable provisions of labor legislation, the Group expressly prohibits every form of retaliation, adverse treatment or intimidation against any person who:
- submits a complaint or reports an incident of violence or harassment;
- provides information or testimony during an investigation;
- supports or assists an affected person;
- seeks protection before any competent administrative or judicial authority.
Retaliation includes, in particular, acts or omissions that adversely affect the terms and conditions of employment, such as:
- unjustified reassignment of duties;
- unfair or adverse performance evaluations;
- exclusion from benefits or opportunities;
- threats or intimidation;
- termination of employment.
No person shall suffer any adverse consequences solely because they submitted a complaint, even where the complaint is ultimately not substantiated, unless it is established that the complaint was submitted maliciously or with knowledge that the allegations were false.
13. CONFIDENTIALITY AND PROTECTION OF PERSONAL DATA
The Group ensures that all reports, complaints and related procedures are handled with the strictest confidentiality and with full respectfor the protection of personal data.
The identity of the persons involved, together with all information obtained during the investigation, shall only be disclosed to those individuals whose involvement is strictly necessary for the proper handling of the case.
Personal data shall be processed in accordance with:
- Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR);
- Law 4624/2019, as amended;
- the Group's internal data protection policies.
All records shall be maintained securely and retained only for the period necessary to conduct the investigation and comply with the Group's legal obligations.
14. IMPLEMENTATION OF THE POLICY
14.1 Entry into Force
This Policy shall enter into force on the date specified in the Document Control Table and shall be binding upon all persons falling within its scope of application.
14.2 Review
This Policy shall be reviewed periodically and, in particular, whenever legislative changes or organizational developments affect its implementation.
14.3 Relationship with Other Regulations
This Policy shall apply in conjunction with applicable legislation, the Group's Internal Work Regulations and any other relevant internal policies.
In the event of any inconsistency, the applicable legislation shall prevail.
14.4 Cooperation with Competent Authorities
The Group shall cooperate with all competent administrative and judicial authorities and shall provide any information or documentation required within the scope of their lawful powers, while complying with all applicable personal data protection legislation.
15. APPROVAL OF THE POLICY
This Policy has been approved by the Management of the Group and enters into force on the date specified in the Document Control Table.
For the Group
Name: ___________________________________________
Position: _________________________________________
Date: _____________________________________________
Signature: _________________________________________
APPENDIX I - VIOLENCE AND HARASSMENT INCIDENT REPORT / COMPLAINT FORM
COMPLAINANT DETAILS
Full Name:___________________________________________
Position / Department (if applicable):_______________________
Contact Telephone:_____________________________________
Email Address:_________________________________________
RESPONDENT DETAILS
Full Name:___________________________________________
Position / Department (if known):_______________________
DETAILS OF THE INCIDENT
Date of Incident:_______________________________________
Time of Incident:_______________________________________
Location:_____________________________________________
Please provide a detailed description of the incident:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
WITNESSES
Please provide the names and contact details of any witnesses (if applicable).
SUPPORTING EVIDENCE
Please indicate any supporting evidence available, including but not limited to:
☐ Documents
☐ Emails
☐ Text Messages
☐ Voice Messages
☐ Photographs
☐ Video Recordings
☐ Other: _______________________________________________
PREVIOUS REPORTING
Has this incident previously been reported?
☐ Yes
☐ No
If yes, please provide details:
DESIRED OUTCOME
Please indicate the outcome or action you would like the Group to consider:
DECLARATION
I declare that the information provided in this report is true and accurate to the best of my knowledge.
Name: _______________________________________________
Signature:____________________________________________
Date:________________________________________________
Privacy Notice
The personal data included in this report will be processed exclusively for the purpose of investigating the complaint, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) and the applicable legislation.
Access to such data shall be restricted solely to those persons who are authorized and strictly required to participate in the investigation.
Document Control Table
Πολιτική για τη Βία και την Παρενόχληση (Ελληνικά)
Πολιτική για την Πρόληψη και Καταπολέμηση της Βίας και της Παρενόχλησης στην Εργασία και για τη Διαδικασία Υποδοχής και Εξέτασης Καταγγελιών
Η παρούσα Πολιτική τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία της εκάστοτε ισχύουσας έκδοσης, όπως αποτυπώνεται στον ανωτέρω Πίνακα Εγγράφου, και είναι δεσμευτική για όλα τα πρόσωπα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της.
Περιεχομενα
ΜΕΡΟΣ Α’ – ΠΡΟΛΗΨΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗ ΤΗΣ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ
1. Σκοπός Πολιτικής
2. Νομικό Πλαίσιο
3. Υιοθέτηση, Διαβούλευση και Επικοινωνία της Πολιτικής
4. Πεδίο Εφαρμογής – Προστατευόμενα Πρόσωπα
5. Ορισμοί
5.1. Βία και Παρενόχληση
5.2. Παρενόχληση
5.3. Παρενόχληση λόγω Φύλου
5.4. Σεξουαλική Παρενόχληση
6. Εκτίμηση Κινδύνων Βίας και Παρενόχλησης
7. Μέτρα Πρόληψης και Αντιμετώπισης της Βίας και Παρενόχλησης
7.1. Οργανωτικά και Διοικητικά Μέτρα
7.2. Εκπαιδευτικά και Ενημερωτικά Μέτρα
7.3. Μέτρα Προστασίας και Υποστήριξης
7.4. Προστασία Θυμάτων Ενδοοικογενειακής Βίας
8. Δικαιώματα και Υποχρεώσεις
8.1. Δικαιώματα Θιγόμενου Προσώπου
8.2. Υποχρεώσεις Εργοδότη και Ασκούντων Διευθυντικό Δικαίωμα
8.3. Συνέπειες Μη Συμμόρφωσης
9. Ορισμός Προσώπου Αναφοράς και Εσωτερικής Επιτροπής Παραπόνων και Καταγγελιών
9.1. Πρόσωπο Αναφοράς («Σύνδεσμος»)
9.2. Αναπληρωτής Προσώπου Αναφοράς
9.3. Εσωτερική Επιτροπή Παραπόνων και Καταγγελιών
ΜΕΡΟΣ Β’ – ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΔΟΧΗΣ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΗΣ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ
10. Υποβολή Καταγγελιών
10.1. Τρόπος Υποβολής Καταγγελίας
10.2. Ανώνυμες Καταγγελίες
10.3. Περιεχόμενο Καταγγελίας
11. Διαδικασία Εξέτασης Καταγγελίας
11.1. Χρόνος Υποβολής Καταγγελίας
11.2. Καταγραφή και Κοινοποίηση Καταγγελίας
11.3. Διερεύνηση και Πόρισμα
11.4. Ειδικές Περιπτώσεις – Τήρηση Αρχείου – Περάτωση Διαδικασίας
12. Απαγόρευση Αντιποίνων
13. Εμπιστευτικότητα και Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
14. Εφαρμογή της Πολιτικής
14.1. Έναρξη Ισχύος
14.2. Αναθεώρηση
14.3. Σχέση με Λοιπές Ρυθμίσεις
14.4. Συνεργασία με Αρμόδιες Αρχές
15. Έγκριση Πολιτικής
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι – ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ / ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΟΥ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ
ΜΕΡΟΣ Α’ – ΠΡΟΛΗΨΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗ ΤΗΣ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ
1. Σκοπος Πολιτικης
Η παρούσα Πολιτική για την Πρόληψη και Καταπολέμηση της Βίας και της Παρενόχλησης στην Εργασία και για τη Διαδικασία Υποδοχής και Εξέτασης Καταγγελιών (εφεξής «Πολιτική») καταρτίζεται σύμφωνα με το άρθρο 62 του Π.Δ. 62/2025 (Α’ 121) και την Υπουργική Απόφαση 95/2026 (ΦΕΚ Β’ 1/08.01.2026), καθώς και το σύνολο της συναφούς εθνικής και ενωσιακής νομοθεσίας.
Σκοπός της Πολιτικής είναι:
• η πρόληψη και η αποτελεσματική αντιμετώπιση κάθε μορφής βίας και παρενόχλησης που εκδηλώνεται κατά τη διάρκεια της εργασίας, συνδέεται με αυτήν ή προκύπτει από αυτήν,
• η διασφάλιση ενός εργασιακού περιβάλλοντος που σέβεται, προάγει και προστατεύει την ανθρώπινη αξιοπρέπεια, την προσωπικότητα και τα θεμελιώδη δικαιώματα κάθε προσώπου,
• η διαμόρφωση σαφούς και διαφανούς πλαισίου δικαιωμάτων και υποχρεώσεων για τον εργοδότη, τα πρόσωπα που ασκούν διευθυντικό δικαίωμα και όλα τα προστατευόμενα πρόσωπα,
Η EMPIRIA GROUP (εφεξής «Όμιλος») δηλώνει ρητά τη μηδενική ανοχή της σε κάθε μορφή βίας και παρενόχλησης, συμπεριλαμβανομένης της έμφυλης βίας και της σεξουαλικής παρενόχλησης, ανεξαρτήτως της θέσης, της ιδιότητας ή της συμβατικής σχέσης του εμπλεκόμενου προσώπου.
Η Πολιτική αυτή εντάσσεται στο ευρύτερο πλαίσιο μέτρων πρόληψης επαγγελματικού κινδύνου της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των ψυχοκοινωνικών κινδύνων, και εφαρμόζεται με γνώμονα την ίση μεταχείριση και του σεβασμού της ανθρώπινης αξίας.
2. ΝομικΟ ΠλαIσιο
Η παρούσα Πολιτική καταρτίζεται και εφαρμόζεται σύμφωνα με το ισχύον εθνικό και ενωσιακό κανονιστικό πλαίσιο για την πρόληψη και αντιμετώπιση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία.
Ειδικότερα, λαμβάνονται υπόψη και εφαρμόζονται ιδίως οι διατάξεις:
• του Π.Δ. 62/2025 (Α’ 121) «Κώδικας Εργατικού Δικαίου», και ιδίως των διατάξεων περί απαγόρευσης βίας και παρενόχλησης στην εργασία (άρθρα 58–69, 507–508 και 533), καθώς και περί προστασίας της ανθρώπινης αξιοπρέπειας, ίσης μεταχείρισης και απαγόρευσης διακρίσεων (ιδίως άρθρα 16–57),
• της Υπουργικής Απόφασης 95/2026 (ΦΕΚ Β’ 1/08.01.2026), περί υποδείγματος πολιτικής για την καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης και για τη διαχείριση εσωτερικών καταγγελιών,
• του ν. 5239/2025, όπως ισχύει,
• του ν. 4808/2021 (Α’ 101), με τον οποίο κυρώθηκε η Σύμβαση 190 της Διεθνούς Οργάνωσης Εργασίας (ΔΟΕ) και θεσπίστηκε το εθνικό πλαίσιο πρόληψης και αντιμετώπισης της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία, όπως ισχύει,
• της νομοθεσίας περί υγείας και ασφάλειας στην εργασία, ιδίως του ν. 3850/2010 (Κώδικας Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία), όπως ισχύει, καθώς και των συναφών διατάξεων του Π.Δ. 62/2025, ως προς την εκτίμηση και πρόληψη επαγγελματικών και ψυχοκοινωνικών κινδύνων,
• της ισχύουσας εθνικής και ενωσιακής νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ) και του ν. 4624/2019, όπως ισχύουν.
Σε περίπτωση μεταγενέστερης τροποποίησης ή αντικατάστασης των ανωτέρω διατάξεων, η παρούσα Πολιτική ερμηνεύεται και εφαρμόζεται σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον νομοθετικό πλαίσιο.
Η παρούσα Πολιτική δεν υποκαθιστά ούτε περιορίζει τα δικαιώματα που αναγνωρίζονται από την κείμενη νομοθεσία στα θιγόμενα πρόσωπα, ούτε τις υποχρεώσεις του εργοδότη, όπως αυτές απορρέουν από το ισχύον δίκαιο.
3. ΥιοθΕτηση, ΔιαβοΥλευση και ΕπικοινωνΙα της Πολιτικης
Πριν από την οριστική υιοθέτησή της παρούσας Πολιτικής, ο Όμιλος ενημερώνει τους εκπροσώπους των εργαζομένων, εφόσον υφίστανται, και παρέχει τη δυνατότητα διατύπωσης απόψεων. Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν εκπρόσωποι εργαζομένων, η ενημέρωση πραγματοποιείται προς το σύνολο του προσωπικού, με κάθε πρόσφορο μέσο.
Κατόπιν της ανωτέρω διαδικασίας διαβούλευσης, η υιοθέτηση της Πολιτικής ολοκληρώνεται με:
• ανάρτηση σε εμφανές σημείο στον χώρο εργασίας και στον πίνακα ανακοινώσεων της επιχείρησης,
• ανάρτηση στην ιστοσελίδα της επιχείρησης, εφόσον υφίσταται,
• γραπτή ή ηλεκτρονική ενημέρωση των εργαζομένων και των εκπροσώπων τους, με κάθε πρόσφορο μέσο.
Σε περίπτωση τροποποίησης της Πολιτικής, ακολουθείται η ίδια διαδικασία διαβούλευσης, ενημέρωσης και ανάρτησης, όπως και κατά την αρχική υιοθέτησή της.
4. Πεδιο Εφαρμογης – Προστατευομενα Προσωπα
Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται σε κάθε πρόσωπο που απασχολείται ή παρέχει εργασία ή υπηρεσίες για λογαριασμό του Ομίλου, ανεξαρτήτως του είδους της συμβατικής σχέσης, της μορφής απασχόλησης ή της διάρκειας αυτής.
Ειδικότερα, η Πολιτική καλύπτει:
• εργαζομένους με σύμβαση εξαρτημένης εργασίας, πλήρους ή μερικής απασχόλησης, ορισμένου ή αορίστου χρόνου,
• εργαζομένους μέσω Εταιρειών Προσωρινής Απασχόλησης (ΕΠΑ) ή άλλων μορφών δανεισμού προσωπικού,
• αποσπασμένους ή δανειζόμενους εργαζομένους,
• πρόσωπα που παρέχουν υπηρεσίες με σύμβαση έργου ή ανεξαρτήτων υπηρεσιών (συμπεριλαμβανομένων ελευθέρων επαγγελματιών),
• ασκούμενους, μαθητευόμενους και πρακτικά ασκούμενους,
• υποψήφιους εργαζομένους κατά το στάδιο πρόσληψης,
• πρώην εργαζομένους, για περιστατικά που συνδέονται με την εργασιακή σχέση,
• κάθε τρίτο πρόσωπο που συναλλάσσεται ή συνεργάζεται με τον Όμιλο (ενδεικτικά: πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες, επισκέπτες), στον βαθμό που η συμπεριφορά συνδέεται με την εργασία.
Η Πολιτική εφαρμόζεται σε περιστατικά βίας και παρενόχλησης που λαμβάνουν χώρα:
• στους χώρους εργασίας του Ομίλου,
• σε χώρους όπου παρέχεται εργασία για λογαριασμό του Ομίλου, συμπεριλαμβανομένων εγκαταστάσεων τρίτων,
• κατά τη διάρκεια επαγγελματικών μετακινήσεων, ταξιδιών, εκπαιδεύσεων ή εταιρικών εκδηλώσεων,
• κατά την εξ αποστάσεως εργασία,
• κατά τις επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία, συμπεριλαμβανομένων ηλεκτρονικών και τηλεφωνικών μέσων.
Σε περιπτώσεις όπου εργαζόμενοι του Ομίλου παρέχουν εργασία σε εγκαταστάσεις τρίτων, ο Όμιλος συνεργάζεται με τον φορέα υποδοχής για τη διασφάλιση της πρόληψης και αντιμετώπισης περιστατικών βίας και παρενόχλησης, στο μέτρο των αρμοδιοτήτων και της ευθύνης της.
5. ΟρισμοΙ
Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής, οι ακόλουθοι όροι έχουν το περιεχόμενο που αποδίδεται κατωτέρω, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία:
5.1. Βία και Παρενόχληση
Ως «βία και παρενόχληση» νοούνται οι μορφές συμπεριφοράς, πράξεις, πρακτικές ή απειλές αυτών που αποσκοπούν, οδηγούν ή ενδέχεται να οδηγήσουν σε σωματική, ψυχολογική, σεξουαλική ή οικονομική βλάβη, είτε εκδηλώνονται μεμονωμένα είτε κατ’ επανάληψη.
5.2. Παρενόχληση
Ως «παρενόχληση» νοούνται οι μορφές συμπεριφοράς που έχουν ως σκοπό ή αποτέλεσμα την παραβίαση της αξιοπρέπειας του προσώπου και τη δημιουργία εκφοβιστικού, εχθρικού, εξευτελιστικού, ταπεινωτικού ή επιθετικού περιβάλλοντος, ανεξαρτήτως εάν συνιστούν μορφή διάκρισης.
Η παρενόχληση περιλαμβάνει και την παρενόχληση λόγω φύλου ή για άλλους λόγους διάκρισης.
5.3. Παρενόχληση λόγω Φύλου
Ως «παρενόχληση λόγω φύλου» νοούνται οι μορφές συμπεριφοράς που συνδέονται με το φύλο ενός προσώπου και έχουν ως σκοπό ή αποτέλεσμα την παραβίαση της αξιοπρέπειας του προσώπου αυτού και τη δημιουργία εκφοβιστικού, εχθρικού, εξευτελιστικού, ταπεινωτικού ή επιθετικού περιβάλλοντος, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις του π.δ. 62/2025.
Οι μορφές αυτές περιλαμβάνουν και τη σεξουαλική παρενόχληση, καθώς και συμπεριφορές που συνδέονται με τον σεξουαλικό προσανατολισμό, την ταυτότητα φύλου, την έκφραση φύλου ή τα χαρακτηριστικά φύλου του προσώπου.
5.4. Σεξουαλική Παρενόχληση
Ως «σεξουαλική παρενόχληση» νοείται κάθε μορφή ανεπιθύμητης συμπεριφοράς σεξουαλικού χαρακτήρα, λεκτικής, μη λεκτικής ή σωματικής, που έχει ως σκοπό ή αποτέλεσμα την προσβολή της αξιοπρέπειας προσώπου και ιδίως τη δημιουργία εκφοβιστικού, εχθρικού, εξευτελιστικού, ταπεινωτικού ή επιθετικού περιβάλλοντος.
6. Εκτιμηση Κινδυνων Βιας και Παρενοχλησης
Ο Όμιλος αναγνωρίζει ότι η βία και η παρενόχληση στην εργασία συνιστούν σοβαρό επαγγελματικό και ψυχοκοινωνικό κίνδυνο, ο οποίος δύναται να επηρεάσει τη σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων, την αξιοπρέπεια και την εύρυθμη λειτουργία της.
Στο πλαίσιο των υποχρεώσεων πρόληψης και προστασίας της υγείας και ασφάλειας στην εργασία, ο Όμιλος προβαίνει σε Μελέτη Εκτίμησης Ψυχοκοινωνικών Κινδύνων, ως μέρος της συνολικής Εκτίμησης Επαγγελματικού Κινδύνου.
Η Μελέτη Εκτίμησης Ψυχοκοινωνικών Κινδύνων:
• λαμβάνει υπόψη τη φύση της δραστηριότητας, την οργανωτική δομή, τις συνθήκες εργασίας και τις ιδιαιτερότητες των χώρων παροχής εργασίας,
• αξιολογεί πιθανούς παράγοντες που μπορεί να ευνοούν την εμφάνιση φαινομένων βίας ή παρενόχλησης,
• εξετάζει ειδικές συνθήκες, όπως εργασία σε εγκαταστάσεις τρίτων, παροχή προσωπικού, εξ αποστάσεως εργασία ή αυξημένη επαφή με κοινό,
• επανεξετάζεται σε τακτική βάση ή όταν μεταβάλλονται ουσιωδώς οι συνθήκες εργασίας.
Στο πλαίσιο της εκτίμησης, εξετάζονται παράγοντες που δύνανται να συνδέονται με αυξημένη πιθανότητα εκδήλωσης φαινομένων βίας και παρενόχλησης, όπως ενδεικτικά:
• ασαφής κατανομή αρμοδιοτήτων ή ρόλων,
• υπερβολικός φόρτος εργασίας ή παρατεταμένη πίεση χρόνου,
• ελλιπής επικοινωνία ή δυσλειτουργικές ιεραρχικές σχέσεις,
• εργασιακή απομόνωση ή εργασία χωρίς επαρκή εποπτεία,
• αυξημένη επαφή με κοινό ή τρίτους σε περιβάλλοντα έντασης,
• εργασία σε απομακρυσμένες ή απομονωμένες τοποθεσίες,
• εξ αποστάσεως εργασία χωρίς σαφές πλαίσιο επικοινωνίας,
• οργανωτικές πρακτικές ή συμπεριφορές που ενδέχεται να ευνοούν καταχρηστικές ή προσβλητικές συμπεριφορές.
Με βάση τα ευρήματα της εκτίμησης, ο Όμιλος λαμβάνει τα αναγκαία οργανωτικά και διοικητικά μέτρα πρόληψης και προστασίας, όπως περιγράφονται στα επόμενα κεφάλαια της παρούσας Πολιτικής και εξειδικεύονται, όπου απαιτείται, στη Μελέτη Εκτίμησης Ψυχοκοινωνικών Κινδύνων.
7. Μετρα Προληψης και Αντιμετωπισης της Βιας και Παρενοχλησης
Ο Όμιλος λαμβάνει τα αναγκαία οργανωτικά και διοικητικά μέτρα για την πρόληψη και αντιμετώπιση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία, λαμβάνοντας υπόψη τα ευρήματα της Μελέτης Εκτίμησης Ψυχοκοινωνικών Κινδύνων.
7.1. Οργανωτικά και Διοικητικά Μέτρα
Ο Όμιλος:
• διαμορφώνει σαφείς ρόλους, αρμοδιότητες και ιεραρχικές σχέσεις,
• προάγει κουλτούρα σεβασμού και μηδενικής ανοχής σε περιστατικά βίας και παρενόχλησης,
• διασφαλίζει σαφείς διαδικασίες αναφοράς περιστατικών,
• λαμβάνει μέτρα για την αποτροπή συγκρούσεων συμφερόντων κατά τη διαχείριση καταγγελιών,
• συνεργάζεται, όπου απαιτείται, με τρίτους φορείς σε περιπτώσεις παροχής προσωπικού ή εργασίας σε εγκαταστάσεις τρίτων.
7.2. Εκπαιδευτικά και Ενημερωτικά Μέτρα
Ο Όμιλος:
• ενημερώνει το προσωπικό για το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής,
• προάγει δράσεις ευαισθητοποίησης και εκπαίδευσης του προσωπικού σχετικά με τη βία και την παρενόχληση,
• παρέχει, όπου απαιτείται, κατάλληλη εκπαίδευση σε πρόσωπα που ασκούν διευθυντικό δικαίωμα ή διαχειρίζονται καταγγελίες.
7.3. Μέτρα Προστασίας και Υποστήριξης
Σε περίπτωση περιστατικού ή καταγγελίας, ο Όμιλος δύναται να λαμβάνει, κατά περίπτωση, προσωρινά ή οριστικά μέτρα προστασίας, όπως:
• μεταβολή χώρου ή τρόπου εργασίας,
• τροποποίηση καθηκόντων,
• παροχή υποστηρικτικής καθοδήγησης,
• κάθε άλλο πρόσφορο και αναλογικό μέτρο για την αποτροπή επανάληψης ή κλιμάκωσης της συμπεριφοράς.
Τα μέτρα εφαρμόζονται με σεβασμό στα δικαιώματα των εμπλεκομένων προσώπων και χωρίς οποιαδήποτε δυσμενή μεταχείριση.
7.4. Προστασία Θυμάτων Ενδοοικογενειακής Βίας
Ο Όμιλος αναγνωρίζει ότι η ενδοοικογενειακή βία ενδέχεται να επηρεάζει ουσιωδώς την εργασιακή ζωή και την ασφάλεια των εργαζομένων.
Εργαζόμενοι που είναι θύματα ενδοοικογενειακής βίας δύνανται να ζητούν, κατά το δυνατόν και κατόπιν σχετικής ενημέρωσης του Ομίλου, την παροχή υποστήριξης ή εύλογων προσαρμογών, όπως ενδεικτικά:
• ευέλικτη ρύθμιση ωραρίου,
• προσωρινή μεταβολή τόπου ή τρόπου παροχής εργασίας,
• άδεια σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία,
• λήψη μέτρων για την προστασία της ασφάλειας των θυμάτων ενδοοικογενειακής βίας στον χώρο εργασίας.
Ο Όμιλος εξετάζει τα σχετικά αιτήματα με διακριτικότητα και εμπιστευτικότητα, λαμβάνοντας υπόψη τόσο την προστασία του θιγόμενου προσώπου όσο και τις λειτουργικές ανάγκες της επιχείρησης.
8. Δικαιωματα και Υποχρεωσεις
8.1. Δικαιώματα Θιγόμενου Προσώπου
Κάθε πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και θεωρεί ότι υφίσταται περιστατικό βίας ή παρενόχλησης, είτε κατά την πρόσβαση σε απασχόληση, είτε κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης, είτε ακόμη και μετά τη λήξη αυτής, διατηρεί ιδίως τα ακόλουθα δικαιώματα:
α) δικαίωμα δικαστικής προστασίας,
β) δικαίωμα προσφυγής, υποβολής καταγγελίας και αίτησης για διενέργεια ερ-γατικής διαφοράς στην Επιθεώρηση Εργασίας,
γ) δικαίωμα αναφοράς στον Συνήγορο του Πολίτη,
δ) δικαίωμα υποβολής καταγγελίας εντός της επιχείρησης σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική.
Η ενεργοποίηση της εσωτερικής διαδικασίας δεν περιορίζει ούτε αποκλείει το δικαίωμα προσφυγής σε οποιαδήποτε αρμόδια διοικητική ή δικαστική αρχή.
8.2. Υποχρεώσεις Εργοδότη και Ασκούντων Διευθυντικό Δικαίωμα
Ο Όμιλος και τα πρόσωπα που ασκούν το διευθυντικό δικαίωμα ή εκπροσω-πούν τον εργοδότη οφείλουν:
• να λαμβάνουν κάθε πρόσφορο και κατάλληλο μέτρο πρόληψης και προ-στασίας,
• να εξετάζουν τις καταγγελίες με αντικειμενικότητα, αμεροληψία και ε-μπιστευτικότητα,
• να αποτρέπουν αντίποινα ή δυσμενή μεταχείριση εις βάρος των εμπλε-κομένων προσώπων,
• να συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 65–68 του Π.Δ. 62/2025, όπως ισχύουν.
Ο Όμιλος πληροφορεί το προσωπικό και διατηρεί σε εμφανές σημείο τα στοι-χεία επικοινωνίας των αρμόδιων διοικητικών αρχών, ιδίως:
• της Επιθεώρησης Εργασίας (Γραμμή Εξυπηρέτησης Πολιτών 1555),
• του Συνηγόρου του Πολίτη (www.synigoros.gr),
• της Γραμμής SOS 15900 για παροχή άμεσης ψυχολογικής υποστήριξης και συμβουλευτικής σε γυναίκες θύματα έμφυλης βίας.
8.3. Συνέπειες Μη Συμμόρφωσης
Η παραβίαση των διατάξεων περί απαγόρευσης βίας και παρενόχλησης δύνα-ται να επισύρει τις κατά νόμο προβλεπόμενες συνέπειες, σύμφωνα με τα άρθρα 65–68 του π.δ. 62/2025, καθώς και τα προβλεπόμενα από τυχόν ισχύοντα Ε-σωτερικό Κανονισμό Εργασίας ή άλλες εφαρμοζόμενες εσωτερικές διαδικασίες του Ομίλου μέτρα, ανάλογα με τη βαρύτητα της παράβασης.
Τα μέτρα αυτά δύνανται να περιλαμβάνουν, ενδεικτικά, συστάσεις, έγγραφη επίπληξη, μεταβολή καθηκόντων, προσωρινή απομάκρυνση από τον χώρο ερ-γασίας, καθώς και κάθε άλλο πρόσφορο και αναλογικό διοικητικό ή πειθαρχι-κό μέτρο.
9. Ορισμος Προσωπου Αναφορας και Εσωτερικης Επιτροπης Παραπονων και Καταγγελιων
9.1. Πρόσωπο Αναφοράς («Σύνδεσμος»)
Ο Όμιλος ενθαρρύνει κάθε πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και θεωρεί ότι έχει υποστεί περιστατικό βίας ή παρενόχλησης να υποβάλει το παράπονο ή/και την καταγγελία του.
Για το σκοπό αυτό ορίζει ως Πρόσωπο Αναφοράς («Σύνδεσμο») για θέματα βίας και παρενόχλησης το ακόλουθο πρόσωπο:
Ονοματεπώνυμο: Ηλιοπούλου Ντορίνα
Θέση στον Όμιλο: People & Culture Director
Ηλεκτρονική Διεύθυνση (email): dorina.iliopoulou@empiriagroup.gr
Το Πρόσωπο Αναφοράς αποτελεί το βασικό σημείο επικοινωνίας εντός του Ομίλου για ζητήματα βίας και παρενόχλησης και είναι αρμόδιο:
• να δέχεται παράπονα και καταγγελίες,
• να παρέχει ενημέρωση και καθοδήγηση σχετικά με τα δικαιώματα και τη διαδικασία που ακολουθείται,
• να υποστηρίζει τα εμπλεκόμενα πρόσωπα ως προς την κατανόηση των διαθέσιμων επιλογών τους.
Ο ρόλος του είναι πρωτίστως ενημερωτικός και υποστηρικτικός και ασκείται ανεξαρτήτως του εάν το πρόσωπο επιθυμεί την άμεση ενεργοποίηση της διαδικασίας διερεύνησης.
Η πρόσβαση στο Πρόσωπο Αναφοράς είναι άμεση και εύκολη μέσω των ανωτέρω στοιχείων επικοινωνίας.
Κατά την άσκηση των καθηκόντων του, το Πρόσωπο Αναφοράς υποχρεούται να τηρεί αυστηρή εχεμύθεια και να διασφαλίζει την προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που περιέρχονται σε γνώση του, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
9.2. Αναπληρωτής Προσώπου Αναφοράς
Σε περίπτωση απουσίας, κωλύματος ή σύγκρουσης συμφερόντων του Προσώπου Αναφοράς, ορίζεται Αναπληρωτής ως εξής:
Ονοματεπώνυμο: Καρακώστας Κωνσταντίνος
Θέση στον Όμιλο: Payroll Manager
Ηλεκτρονική Διεύθυνση (email): k.karakostas@empiriagroup.gr
Ο Αναπληρωτής ασκεί τα καθήκοντα του Προσώπου Αναφοράς κατά το διάστημα της αναπλήρωσης, με τις ίδιες υποχρεώσεις αμεροληψίας και εμπιστευτικότητας.
9.3. Εσωτερική Επιτροπή Παραπόνων και Καταγγελιών
Για τη διερεύνηση καταγγελιών βίας και παρενόχλησης, ο Όμιλος συγκροτεί Εσωτερική Επιτροπή Παραπόνων και Καταγγελιών.
Η Επιτροπή αποτελείται από τα ακόλουθα μέλη:
Ονοματεπώνυμο: Ηλιοπούλου Ντορίνα
Θέση στον Όμιλο: People & Culture Director
Ηλεκτρονική Διεύθυνση (email): dorina.iliopoulou@empiriagroup.gr
Ονοματεπώνυμο: Κρητικός Ευστάθιος
Θέση στον Όμιλο: Director of Finance
Ηλεκτρονική Διεύθυνση (email): stathis.kritikos@empiriagroup.gr
Ονοματεπώνυμο: Αλεξάκης Δημήτριος
Θέση στον Όμιλο: Chief Operating Officer
Ηλεκτρονική Διεύθυνση (email): dimitris.alexakis@empiriagroup.gr
Η Επιτροπή:
• εξετάζει τις καταγγελίες με αντικειμενικότητα και αμεροληψία,
• δύναται να καλεί τα εμπλεκόμενα πρόσωπα για παροχή εξηγήσεων,
• αξιολογεί τα διαθέσιμα στοιχεία,
• εισηγείται στη Διοίκηση τα κατάλληλα μέτρα ή ενέργειες.
=
Τα μέλη της Επιτροπής οφείλουν να ενεργούν με εχεμύθεια, να τηρούν την εμπιστευτικότητα της διαδικασίας και να απέχουν σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
Σε περίπτωση που μέλος της Επιτροπής εμπλέκεται στην καταγγελία ή συντρέχει λόγος μεροληψίας, αντικαθίσταται από άλλο κατάλληλο πρόσωπο.
Η πρώτη επικοινωνία για την υποβολή καταγγελίας πραγματοποιείται μέσω του Προσώπου Αναφοράς, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά ή συντρέχει λόγος σύγκρουσης συμφερόντων.
ΜΕΡΟΣ Β’ – ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΔΟΧΗΣ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΗΣ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΩΝ
10. Υποβολη Καταγγελιων
Ο Όμιλος διασφαλίζει ότι κάθε πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής έχει τη δυνατότητα να υποβάλει καταγγελία για περιστατικό βίας ή παρενόχλησης με ασφαλή, εμπιστευτικό και προσβάσιμο τρόπο.
10.1. Τρόπος Υποβολής Καταγγελίας
Η καταγγελία δύναται να υποβάλλεται:
• εγγράφως, μέσω αποστολής ηλεκτρονικού μηνύματος στο email του Προσώπου Αναφοράς,
• με κατάθεση εγγράφου δια χειρός στο Πρόσωπο Αναφοράς,
• προφορικά, οπότε και καταγράφεται εγγράφως από το αρμόδιο πρόσωπο.
Ο Όμιλος ενθαρρύνει την υποβολή επώνυμων καταγγελιών, προκειμένου να διασφαλίζεται η αποτελεσματική διερεύνηση των περιστατικών.
10.2. Ανώνυμες Καταγγελίες
Οι ανώνυμες καταγγελίες λαμβάνονται υπόψη και αξιολογούνται ανάλογα με:
• τον βαθμό τεκμηρίωσης των αναφερόμενων περιστατικών,
• τη σοβαρότητα του περιεχομένου τους,
• τη δυνατότητα διερεύνησης των καταγγελλόμενων πράξεων.
Η ανωνυμία ενδέχεται να δυσχεράνει τη διερεύνηση της υπόθεσης, χωρίς όμως να αποκλείει την εξέτασή της.
10.3. Περιεχόμενο Καταγγελίας
Η καταγγελία, στο μέτρο του δυνατού, περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες που διευκολύνουν τη διερεύνηση, όπως:
• τα στοιχεία του καταγγέλλοντος (εφόσον δεν είναι ανώνυμη),
• τα στοιχεία του καταγγελλόμενου προσώπου,
• συνοπτική περιγραφή του περιστατικού,
• τον τόπο και χρόνο τέλεσης,
• τυχόν μάρτυρες ή διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία κάθε μορφής (έγγραφα, ηλεκτρονικά μηνύματα, βίντεο, γραπτά ή φωνητικά μηνύματα).
Η έλλειψη ορισμένων στοιχείων δεν εμποδίζει την εξέταση της καταγγελίας.
Για τη διευκόλυνση της υποβολής καταγγελίας, Ο Όμιλος διαθέτει Υπόδειγμα Αναφοράς/Καταγγελίας Περιστατικού Βίας και Παρενόχλησης (Παράρτημα Ι), το οποίο δύναται να χρησιμοποιείται χωρίς αυτό να αποτελεί υποχρεωτική προϋπόθεση για την αποδοχή της καταγγελίας.
11. Διαδικασια Εξετασης Καταγγελιας
11.1. Χρόνος Υποβολής Καταγγελίας
Οι αναφορές ή καταγγελίες υποβάλλονται, κατά κανόνα, εντός δύο (2) μηνών από την ημερομηνία του συμβάντος ή του τελευταίου περιστατικού, προκειμένου να διευκολύνεται η αποτελεσματική διερεύνησή τους και η ακριβής ανάκληση των περιστατικών από τα εμπλεκόμενα μέρη και τυχόν μάρτυρες.
Καταγγελίες που υποβάλλονται μετά την πάροδο του ανωτέρω χρονικού διαστήματος εξετάζονται κανονικά, ιδίως όταν η καθυστέρηση δικαιολογείται από τη φύση του περιστατικού, την ψυχολογική κατάσταση του καταγγέλλοντος, τον φόβο αντιποίνων ή άλλους εύλογους λόγους. Η καθυστέρηση δεν αποτελεί λόγο μη αποδοχής ή μη εξέτασης της καταγγελίας, δύναται όμως να δυσχεράνει πρακτικά τη διερεύνησή της.
11.2. Καταγραφή και Κοινοποίηση Καταγγελίας
Στο πλαίσιο της εσωτερικής διαδικασίας, το Πρόσωπο Αναφοράς αποτυπώνει σε καταγραφή, εντός δεκαπέντε (15) εργάσιμων ημερών από τη λήψη της καταγγελίας, αναλυτική καταγραφή αυτής, η οποία περιλαμβάνει:
• περιγραφή του περιστατικού,
• τόπο και χρόνο τέλεσης,
• εμπλεκόμενα πρόσωπα,
• τυχόν μάρτυρες και διαθέσιμα στοιχεία,
• την άποψη του καταγγέλλοντος ως προς το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
Εφόσον απαιτείται, διενεργούνται συνεντεύξεις με τον καταγγέλλοντα και λοιπά εμπλεκόμενα πρόσωπα για την πληρέστερη αποτύπωση των στοιχείων. Η καταγραφή κοινοποιείται στον καταγγέλλοντα για επιβεβαίωση της ορθότητάς της.
Εντός δέκα (10) εργάσιμων ημερών από την ολοκλήρωση της καταγραφής, το περιεχόμενο της καταγγελίας γνωστοποιείται στον καταγγελλόμενο, ο οποίος καλείται να υποβάλει έγγραφη απάντηση εντός δέκα (10) εργάσιμων ημερών από την κοινοποίηση. Κατά τη διαδικασία αυτή διασφαλίζεται το δικαίωμα ακρόασης και η αρχή της αμεροληψίας.
11.3. Διερεύνηση και Πόρισμα
Μετά τη λήψη της απάντησης του καταγγελλόμενου, διενεργείται περαιτέρω διερεύνηση, η οποία δύναται να περιλαμβάνει πρόσθετες συνεντεύξεις των εμπλεκομένων, εξέταση μαρτύρων και αξιολόγηση των διαθέσιμων στοιχείων.
Στη συνέχεια συντάσσεται αναφορά διερεύνησης προς την Εσωτερική Επιτροπή Παραπόνων και Καταγγελιών, στην οποία αποτυπώνονται τα πραγματικά περιστατικά, η αξιολόγηση των στοιχείων, τα συμπεράσματα και τυχόν προτεινόμενα μέτρα, σύμφωνα με το Κεφάλαιο 8.3.
Η Επιτροπή δύναται να προβεί σε πρόσθετες ενέργειες ή ακροάσεις πριν την οριστική επικύρωση της αναφοράς. Το τελικό κείμενο επικυρώνεται από την Επιτροπή και κοινοποιείται στα εμπλεκόμενα μέρη, στο μέτρο που επιτρέπεται από τη νομοθεσία περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Η συνολική διαδικασία δεν παρατείνεται πέραν των εξήντα (60) ημερών από την υποβολή της καταγγελίας, εκτός εάν συντρέχουν εξαιρετικοί λόγοι που δικαιολογούν εύλογη παράταση.
11.4. Ειδικές Περιπτώσεις – Τήρηση Αρχείου – Περάτωση Διαδικασίας
Σε περίπτωση που ο καταγγελλόμενος δεν είναι εργαζόμενος του Ομίλου, ο Όμιλος λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέτρο εντός των ορίων των αρμοδιοτήτων της και, όπου είναι εφικτό, συνεργάζεται με τον αρμόδιο φορέα ή την επιχείρηση στην οποία υπάγεται ο καταγγελλόμενος.
Το Πρόσωπο Αναφοράς τηρεί αρχείο όλων των ενεργειών που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της διαδικασίας, διασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα και την προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Σε περίπτωση που, σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας, διαπιστωθεί αιτιολογημένα ότι η συνέχισή της δεν δικαιολογείται, τα εμπλεκόμενα μέρη ενημερώνονται γραπτώς για την περάτωση της διαδικασίας και τους σχετικούς λόγους.
12. Απαγορευση Αντιποινων
Ο Όμιλος, σύμφωνα με το άρθρο 66 του Π.Δ. 62/2025 (Α’ 121) και με τις διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας, απαγορεύει ρητά οποιαδήποτε μορφή αντιποίνων, δυσμενούς μεταχείρισης ή εκφοβισμού σε βάρος προσώπου που:
• υποβάλλει καταγγελία ή αναφορά περιστατικού βίας ή παρενόχλησης,
• παρέχει πληροφορίες ή μαρτυρία στο πλαίσιο διερεύνησης,
• υποστηρίζει ή συνδράμει θιγόμενο πρόσωπο,
• προσφεύγει σε αρμόδιες διοικητικές ή δικαστικές αρχές.
Ως αντίποινα νοούνται ιδίως πράξεις ή παραλείψεις που επηρεάζουν αρνητικά τους όρους και τις συνθήκες εργασίας, όπως ενδεικτικά:
• αδικαιολόγητη μεταβολή καθηκόντων,
• δυσμενής αξιολόγηση,
• αποκλεισμός από παροχές ή ευκαιρίες,
• απειλές ή εκφοβισμός,
• καταγγελία της σύμβασης εργασίας.
Η υποβολή καταγγελίας δεν συνεπάγεται καμία δυσμενή συνέπεια για τον καταγγέλλοντα, ακόμη και αν η καταγγελία δεν επιβεβαιωθεί, εφόσον δεν αποδεικνύεται ότι υποβλήθηκε κακόβουλα ή εν γνώσει ψευδών περιστατικών.
13. Εμπιστευτικοτητα και Προστασια Δεδομενων Προσωπικου Χαρακτηρα
Ο Όμιλος διασφαλίζει ότι όλες οι αναφορές, καταγγελίες και σχετικές διαδικασίες διενεργούνται με απόλυτη εμπιστευτικότητα και με σεβασμό στην προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Τα στοιχεία των εμπλεκομένων προσώπων, καθώς και κάθε πληροφορία που προκύπτει στο πλαίσιο της διερεύνησης, γνωστοποιούνται μόνο στα απολύτως αναγκαία πρόσωπα για τους σκοπούς της εξέτασης της υπόθεσης.
Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με:
• τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (GDPR),
• τον ν. 4624/2019, όπως ισχύει,
• και τις εσωτερικές πολιτικές προστασίας δεδομένων του Ομίλου.
Τα σχετικά αρχεία τηρούνται με ασφαλή τρόπο και για χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο για τους σκοπούς διερεύνησης και συμμόρφωσης με τις νομικές υποχρεώσεις του Ομίλου.
14. Εφαρμογη της Πολιτικης
14.1. Έναρξη Ισχύος
Η παρούσα Πολιτική τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία που ορίζεται στον Πίνακα Εγγράφου και δεσμεύει όλα τα πρόσωπα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της.
14.2. Αναθεώρηση
Η παρούσα Πολιτική επανεξετάζεται σε τακτική βάση και ιδίως σε περίπτωση μεταβολής της νομοθεσίας ή οργανωτικών αλλαγών που επηρεάζουν την εφαρμογή της.
14.3. Σχέση με Λοιπές Ρυθμίσεις
Η Πολιτική εφαρμόζεται συμπληρωματικά προς την κείμενη νομοθεσία και προς τυχόν ισχύοντα Εσωτερικό Κανονισμό Εργασίας ή άλλες εσωτερικές πολιτικές του Ομίλου. Σε περίπτωση αντίθεσης, υπερισχύει η κείμενη νομοθεσία.
14.4. Συνεργασία με Αρμόδιες Αρχές
Ο Όμιλος συνεργάζεται με τις αρμόδιες διοικητικές και δικαστικές αρχές και παρέχει κάθε αναγκαία πληροφορία ή στοιχείο που ζητείται στο πλαίσιο των κατά νόμο αρμοδιοτήτων τους, τηρώντας τις διατάξεις περί προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
15. εγκριση Πολιτικης
Η παρούσα Πολιτική εγκρίνεται από τη Διοίκηση του Ομίλου και τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία που αναφέρεται στον Πίνακα Εγγράφου.
Για τον Όμιλο
Ονοματεπώνυμο: ___________________________________________
Ιδιότητα: ____________________________________________________
Ημερομηνία: ________________________________________________
Υπογραφή: __________________________________________________
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι – ΕΝΤΥΠΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ / ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΟΥ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΑΤΑΓΓΕΛΛΟΝΤΟΣ / ΚΑΤΑΓΓΕΛΛΟΥΣΑΣ
Ονοματεπώνυμο: ___________________________________________
Θέση / Τμήμα (εφόσον εφαρμόζεται): _____________________________
Τηλέφωνο Επικοινωνίας: _______________________________________
Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Email): _______________________
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΑΤΑΓΓΕΛΛΟΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ
Ονοματεπώνυμο: ___________________________________________
Θέση / Τμήμα (εφόσον είναι γνωστό): _____________________________
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΟΥ
Ημερομηνία Περιστατικού: _______________________________________
Ώρα Περιστατικού: ___________________________________________
Τόπος Περιστατικού: ___________________________________________
Παρακαλούμε περιγράψτε αναλυτικά το περιστατικό:
ΜΑΡΤΥΡΕΣ
Παρακαλούμε αναφέρετε τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας τυχόν μαρτύρων (εφόσον υπάρχουν).
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Παρακαλούμε σημειώστε τυχόν διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά των παρακάτω:
☐ Έγγραφα
☐ Ηλεκτρονικά μηνύματα (Emails)
☐ Γραπτά μηνύματα (SMS ή άλλες εφαρμογές)
☐ Ηχητικά μηνύματα
☐ Φωτογραφίες
☐ Βιντεοληπτικό υλικό
☐ Άλλο: _______________________________________________
ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΑΝΑΦΟΡΑ
Έχει αναφερθεί ή καταγγελθεί στο παρελθόν το συγκεκριμένο περιστατικό;
☐ Ναι
☐ Όχι
Εάν ναι, παρακαλούμε δώστε σχετικές πληροφορίες:
ΕΠΙΘΥΜΗΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Παρακαλούμε αναφέρετε το αποτέλεσμα ή τα μέτρα που επιθυμείτε να εξετάσει ο Όμιλος.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ΔΗΛΩΣΗ
Δηλώνω ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην παρούσα αναφορά είναι αληθείς και ακριβείς, σύμφωνα με όσα γνωρίζω.
Ονοματεπώνυμο: ___________________________________________
Υπογραφή: _______________________________________________
Ημερομηνία: ______________________________________________
Ενημέρωση για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται στην παρούσα αναφορά θα υποβληθούν σε επεξεργασία αποκλειστικά για τους σκοπούς διερεύνησης της καταγγελίας, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – GDPR) και την ισχύουσα νομοθεσία.
Η πρόσβαση στα δεδομένα αυτά θα περιορίζεται αποκλειστικά στα πρόσωπα που είναι αρμόδια και απολύτως απαραίτητο να συμμετέχουν στη διαδικασία διερεύνησης.
Πίνακας Ελέγχου Εγγράφων
.png)
