Whistleblowing Policy
Empiria Group is committed to conducting business with integrity, transparency, and accountability. In accordance with Law 4990/2022 and Directive (EU) 2019/1937, we provide secure channels for reporting concerns and protecting individuals who report breaches in good faith.
Reports may be submitted confidentially or anonymously through the secure reporting platform, which can be accessed by clicking below.
SUBMIT A REPORT
Reporting Policy (English)
Greek Law 4990/22
(EU) 2019/1937
1. Introduction
KANAVA S.A. operates in accordance with the rules of professional ethics, integrity, transparency, and ethics. At the same time, it creates and implements policies to comply with the current legislative and regulatory framework.
With this Reporting Policy, the Company complies with Directive (EU) 2019/1937 and National Law 4990/2022 on the protection of persons who report breaches of EU law,. The Reports Policy aims to establish a system for internal reporting of breaches of EU law, to protect persons reporting such breaches and to organize the submission process, receipt, and follow-up of reports.
The company has zero tolerance for actions that may disrupt its healthy working environment, harm it and jeopardize its reputation and credibility. It encourages reporting as soon as it is noticed. All reports are taken seriously and investigated with complete objectivity and independence. The Company assures those who make reports will be protected from any retaliation and that the personal data of all parties involved are protected by applying the necessary technical and organizational security measures.
2. Definitions
1. 'Report' means: the oral or written or through an electronic platform provision of information regarding breaches of the current policy.
a) "Internal reporting" means the oral or written or through an electronic platform provision of information on breaches to the Responsible for Receiving and Monitoring Reports (YPPA) of a legal entity in the public or private sector.
b) "External reporting" means the oral or written or electronic provision of information on breaches to the National Transparency Authority.
2. 'Person concerned' means: the person named in the internal or external reporting or public disclosure as a person to whom the breach is been attributed or who is related to the person to whom the breach is attributed falling within the scope of this Directive.
3. 'Reporting person' means: the person, who makes an internal or external reporting or public disclosure, information about breaches obtained in the context of occupational place.
4. 'Retaliation' means: any direct or indirect act or omission, occurring within the work-related context, which causes or is likely to cause unjustified damage to, or put the reporting person at a disadvantage, and relates to internal or external reporting or public disclosure.
5. Good reasons: a legitimate belief by a person with similar knowledge, education, and experience to the reporting person that the information in his or her possession is true and constitutes a breach of ΕU law falling within the scope of this Directive.
6. Public disclosure: making information about breaches directly available to the public.
7. Facilitator: the person assisting the reporting person in the reporting process within the employment context, whose assistance must be confidential.
8. Follow-up actions: any act carried out by the report recipient or any authority or entity to which the report is referred due to jurisdiction, with the purpose of evaluating the accuracy of the claims included in the report and addressing the reported violation. This can include internal investigation, inquiry, prosecution, lawsuit for fund recovery, or conclusion of the process.
9. Update: to inform reporting persons of the measures envisaged or taken in the context of monitoring and the reasons therefor.
10. Working context: current, past or anticipated work activities in the public or private sector, irrespective of the nature of those activities, through which persons obtain information about breaches and where those persons are likely to suffer retaliation if they report them.
11. Breaches: acts or omissions that are illegal under EU law or contrary to the objective or purpose of EU law rules that fall within the material scope of this law.
12. Information about breaches: information, including reasonable suspicions, about breaches that have occurred or are very likely to occur in the organization in which the reporting person works, has worked or will work or is in negotiations to work or in other bodies with which the reporting person has had contact through or in connection with his or her work; as well as information about attempts to conceal breaches.
13. External collaborators: Third parties contractually linked to the Company as well as their staff, namely consultants, subcontractors, contractors, suppliers, all kinds of partners, shareholders, etc.
14. Responsible for Receiving and Monitoring reports or YPPA.: The person who receives and monitors the progress of reports.
15. Committee for the Management of Reports (RMC): The committee responsible for managing and investigating Reports.
16. Employee: The person who contracts with the company with an employment contract of fixed or indefinite duration or the person connected to the Company by another employment relationship or the person who is seasonal staff or the person employed as a trainee in the Company.
17. Reporting channels: The channels through which reports are submitted include the means used for reporting and the persons to whom reporting persons can be contacted.
18. Malicious Reporting: A Report made with the Reporting person's knowledge that it is not true.
19. Good faith: The situation which gives rise to a reasonable belief in the Reporting person that he or she has reasonable faith that the information he provides is true.
20. Platform: The specially designed electronic platform that is accessible online via computer or mobile device.
3. PERSONAL SCOPE
Reports, under this Policy, may be submitted by anyone who acquired information on Breaches in a work-related context including (the “Reporters”) and in particular:
(a) employees, regardless of if their employment is full or part time, permanent or seasonal, or if they are dispatched from another entity;
(b) self-employed persons, consultants or persons working from home;
(c) shareholders and persons belonging to the administrative, management or supervisory body of the Company, including any non-executive members, as well as volunteers and paid or unpaid trainees;
(d) any persons working under the supervision and direction of contractors, subcontractors and suppliers;
(e) persons whose employment relationship has ended, including through retirement, and employment candidates.
4. MATERIAL SCOPE
References to this policy are acceptable when they concern the following types of misconduct - breaches. Any person within the "Scope of Reporting Persons" who becomes aware of any misconduct or violation within the Company for the following types of breaches should immediately make a Report.
This Reporting Policy applies to the following types of Breaches. The Reporting Person who becomes aware of any Breach in respect of the following should immediately make a Report:
1. Public procurement.
2. Money laundering.
3. Terrorist financing.
4. Financial services, products, and markets.
5. Product safety and compliance.
6. Transport safety.
7. Protection of the environment.
8. Radiation and nuclear safety.
9. Food and feed safety/animal health and welfare.
10. Public health.
11. Consumer protection.
12. Protection of privacy and personal data.
13. Security of networks and information systems.
14. Economic interests of the European Union.
15. Competition and State benefits.
16. Violation of rules, corporate taxation, or settlements.
17. Bribery and trading of influence
18. Other serious issues.
Reporting Policy does not cover:
1. Disagreements on issues concerning management policies and decisions.
2. Personal issues and disagreements with colleagues or superiors.
3. Personal work matters that fall within the competence of HR.
4. Rumors.
5. REPORTING CHANNELS
The Company establishes easily accessible reporting channels, encourages the submission of incident reporting that falls within the scope of this Policy and guarantees that all reports received are treated confidentially. The report can be submitted confidentially or anonymously. By submitting a named report, the reporting person's personal details may be disclosed to the Person concerned if requested, under the terms and conditions of applicable personal data legislation. If the reporting person does not wish to submit the report confidentially ,disclosing the name, has the option to submit the report anonymously.
The ways to submit Reports are as follows:
A. Through the platform for the submission of reports which meets all safety standards:
• Information systems.
• Personal data protection.
• The confidentiality or anonymity of the reporting person.
It also provides the ability to monitor the status of the report from the beginning of the report until its completion.
Access to the online platform is available on the Company's website and we encourage reporting persons to use it as it is the most comprehensive and secure means of managing reports.
B. In writing, confidentially by sending an e-mail to: whistleblowing@hellecon.com
C. In writing, confidentially or anonymously by sending a postal letter to the YPPA of the Company at the address: Smyrnis 26, N. Philadelphia PC 14341 with the indication "personal and confidential". The letter should also indicate the company being reported.
D. Orally, by phone at 214 4069004 or personal meeting with the YPPA at the request of the reporting person.
Regardless of the reporting channel, all reports are received and managed by the YPPA which is responsible for communicating with the reporting person.
6. Guidelines for Reporting
Here are general guidelines for reporting:
1. Reporting of misconduct should be made in good faith and without delay, as soon as it becomes apparent.
2. The Report should be clear, defined and contain as much information and detail as possible in order to make it easier to investigate.
3. The Report should include the name of the person(s) who may have committed any misconduct, the date/time period and place where the incident took place the company to which the incident relates, the type of misconduct and as detailed a description as possible.
4. Any personal data and other sensitive information unrelated to the incident should not be included in the Report.
5. The Reporting persons need not be sure of the validity of his Report. They should not take any illegal actions that may endanger themselves, the company or any third party to seek and collect more evidence to support their Report.
6. The Reporting Person should be available, either confidentially or anonymously through the online reporting platform, to provide further information upon request.
7. Responsibilities YPPA
The YPPA has the following responsibilities:
1. Provides appropriate information on the chance of reporting within the organization and communicates this information in a prominent place on the organization.
2. Receives reports of breaches falling within the scope of this Directive.
3. Acknowledges receipt of the report to the reporting person within seven (7) working days from the day of receipt. Takes the necessary actions so that the competent bodies of the entity or the relevant competent authorities address the report, or they conclude the process by filing the report if it is incomprehensible, submitted abusively, does not contain facts that constitute a violation of Union law, or if there are no serious indications of such a violation. The relevant decision is then communicated to the reporter, who, if they believe that the issue was not effectively addressed, can resubmit it to the E.A.D., which, as an external channel, exercises the powers of Article 12.
4. Ensures the protection of the confidentiality of the identity of the reporting person and of any third parties named in the report by preventing access to it by unauthorized persons.
5. Monitors reports and maintains communication with the reporting person and, if necessary, requests further information from the reporting person.
6. Informs the reporting person of the actions taken within a reasonable period of time, which shall not exceed three (3) months from the acknowledgement of receipt, or if no acknowledgement has been sent to the reporting person, three (3) months from the end of seven (7) working days from the submission of the report.
7. Provides clear and easily accessible information on the procedures under which reports may be submitted to the National Transparency Authority. and, where applicable, public bodies or institutions, bodies, offices, or agencies of the European Union.
8. Plans and coordinates training activities on ethics and integrity, participates in the formulation of internal policies to enhance integrity and transparency in the institution.
The Person for the Receipt of Reports (YPPA) shall:
1. Carry out his/her duties with integrity, objectivity, impartiality, transparency and social responsibility.
2. Respect and observe the rules of secrecy and confidentiality for matters of which he/she has become aware in the performance of his/her duties.
3. Refrain from handling specific cases, declaring an impediment if there is a conflict of interest.
The Company ensures that if the YPPA performs other duties, that the execution of these duties does not affect their independence and does not lead to a conflict of interest in relation to his duties.
8. Responsibilities of the Reports Management Committee (RMC)
The management of reports submitted through the Reporting channels is carried out by the RMC, in accordance with the Complaint Management Process which has the following responsibilities:
• It examines the admissibility of reports brought to its attention by all established reporting channels of the Company.
• Evaluates reports.
• Communicates with the YPPA to exchange the necessary information.
• Takes all appropriate measures to protect the personal data of the subjects involved in the reports and ensure their deletion in accordance with the deadlines set.
• Supervises the Internal Investigation Process of Accepted Reports.
• Maintains a central register of Reports.
9. Appointment of members of the RMC
The following are defined as members of the RMC:
1. Regular members, who undertake the management of all Reports except in cases where alternate members take over.
• Iliopoulou Theodora, Director of People & Culture
• Kritikos Efstathios, Director of Finance
• Alexakis Dimitrios, Chief Operating Officer
2. Substitute members, who take up their duties in the event that one or more regular members are removed from office for allegedly being involved in the report under consideration.
• Karakostas Konstantinos, Payroll Manager
• Tsantarliotis Marios, Senior Finance Manager
10. Report Management Process
The reporting process is described in the following steps:
1. The reporting person shall submit the report to one of the reporting channels.
2. YPPA receives the report and confirms to the reporting person that it has been received within 7 days.
3. YPPA evaluates the report if it falls within the scope of the Law and forwards it to the RMC.
4. If the report does not fall within the scope of the Law, informs the RMC and, unless there is a different assessment by the RMC, concludes the procedure and informs the reporting person.
5. If the report falls within the scope of the Law, forwards the report to the RMC which undertakes the management of the investigation of the complaint within the organization. If the reporting person is a member of the RMC, then he is relieved of his duties and one of the substitute members is appointed in his place.
6. YPPA informs the reporting person that his report has been accepted.
7. The investigation of the report is conducted.
8. The RMC informs the YPPA at regular intervals about the progress of the investigations, who must inform the reporting person no later than 3 months after receipt of the report, of the results of the investigation even if the investigation has not yet been completed.
9. Upon completion of the investigation, the RMC informs the YPPA and he, in turn, the reporting person of the final results of the investigation.
11. Rights of Reporting person andperson concerned
The Reporting person has the right to be informed both of the receipt of his Report (at the latest within 7 working days) and of the outcome of the investigation (at the latest within 3 months).
The Company protects both reporting person and person concerned. The investigation shall be conducted in full secrecy and confidentiality at all stages of the procedure, as far as possible, to avoid stigmatizing individuals.
The persons concerned have the right to be promptly informed about the misconduct they are accused of, the individuals who have access to the data included in the Report, and the right to be called for a defense. However, if there is a serious risk that such notification could impede the investigation of the case and the collection of necessary evidence, the notification of the individuals mentioned in the Report may be postponed until this risk no longer exists.
The identity of the Reporting person shall remain confidential. Exceptionally, if the Report proves to be malicious, and if the reported person so requests, he/she may be informed of the identity of the Reporting Person to exercise his/her legal rights. It is clarified that reports that are proven to be manifestly malicious will be further investigated at the discretion of the Company both as to the motives and as to those involved, in order to restore order by any legal means and methods.
12. Protection of Reporting Persons
The Company protects the reporting person who reports, in good faith, any illegal or unethical behavior. In this context, any kind of negative behavior against anyone who has made a Report is prohibited, even if the Report turns out, as a result, to be incorrect. The Reports Management Committee and Management ensure that there is no retaliation if anyone in good faith submits a Report. More specifically, the Company commits that employees who have submitted a Report will not suffer retaliation, harassment or marginalization, intimidation or threats and unfair treatment because of their Report.
Also, unjustified changes in the employment relationship as a result of the Report (e.g. dismissal, suspension, degradation or deprivation of promotion, reduction of salary, change of place of work, transfer, change of duties, change of working hours, etc.) are not permitted. In case of malicious Reporting, the above protection does not exist.
The same level of protection applies to third parties associated with reporting persons who could suffer retaliation in a work-related context, such as colleagues or relatives of reporting persons.
In case the Reporting person is an external partner, premature termination or cancellation of a contract for goods or services as a result of the Reporting is not permitted.
Any act of retaliation should be immediately reported to the RMC, investigated, and resolved. If the investigation reveals that there has indeed been retaliation, disciplinary action will be imposed against the perpetrator. The person accused of committing the retaliation has the burden of proving that his actions are not related to the Report made by the employee.
In the event that an employee decides to Report an incident covered by this policy and in which the Reporting Person was the person concerned or otherwise involved may be, the fact that they ultimately reported it will be considered in their favor in any other subsequent proceeding.
In case the Report is made confidentially and after investigation it is proven that thanks to it the Company protected its vital financial or other interests, the person who made the Report may be rewarded in the most appropriate way.
13. Investigation of a report
The Company undertakes to treat with due care any Report, whether named or anonymous. The Investigator and the Investigation Team, where necessary, investigate the incidents contained in the Report as soon as possible. Where necessary and depending on the Report, additional professional support may be received from other company executives as well as external specialized consultants.
14. Confidentiality - Anonymity
The Company encourages employees and contractors to raise concerns about potential misconduct through existing Reporting channels. It also undertakes to make every effort and take all appropriate measures to protect the identity of both the Reporting person and the persons included in the Reports and to handle the case in full secrecy and confidentiality.
In any case, during the investigation of an incident, the identity of the Reporting Person shall not be disclosed to anyone other than the authorized persons competent to receive, monitor and investigate the reports, i.e. other than the members of the Reports Management Committee, the Investigating Officer, the Investigation Team including any qualified external advisors, who have been specifically called to investigate the incident; unless the Reporting person has given explicit consent or the Report proves malicious.
Anonymity is achieved using appropriate technical and organizational measures and mainly through the reporting platform where it is possible to submit either a named or anonymous Report. The Platform supports anonymous reporting, two-way communication and meets high security standards.
15. Personal Data
Any processing of personal data under this policy is conducted in accordance with the national and European legislation applicable to personal data as well as the Company's personal data protection policy. The data of all parties involved are protected and processed solely in relation to each Report and for the sole purpose of verifying the validity or otherwise of the Report and investigating the specific incident.
The Company takes all necessary technical and organizational measures to protect personal data, in accordance with the Company's privacy policy.
Sensitive personal data and other data not directly related to the Report are not taken into account and deleted.
Access to the data contained in the reports can only be granted to those involved in the management and investigation of the incident, such as members of the Reports Management Committee, the Investigator and the Investigation Team, including specialized external consultants.
Personal data and material obtained during the handling of the Report shall be deleted within a reasonable time from the completion of the investigation initiated on the basis of the Report.
16. Corrective actions and disciplinary actions
Depending on the resultsof the investigation, the Reports Management Committee proposes correctiveand/or disciplinary/legal actions. These actions may include (but are notlimited to): (a) additional employee training, (b) establishment of newinternal control points, (c) amendments to existing policies and/or procedures,(d) disciplinary sanctions including permanent removal/dismissal, or (e) legalaction.
17. Information and education
The Company ensures that all employees of the company will be informed and trained on the content of this Policy and on any new revision.
External partners are committed to informing their staff accordingly. This will be done by highlighting this reporting policy and in addition to providing them with material that the Company will provide them with.
Information and awareness actions will be continuous both internally and externally to establish a positive corporate reporting culture that will support the principles of integrity, honesty and transparency.
Πολιτική Αναφορών (Ελληνικά)
ν.4990/22
(ΕΕ) 2019/1937
1. Εισαγωγη
Η ΚΑΝΑΒΑ Α.Ε. δραστηριοποιείται με γνώμονα τους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας, ακεραιότητας, διαφάνειας και ηθικής. Παράλληλα δημιουργεί και υλοποιεί πολιτικές προκειμένου να συμμορφώνεται με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο.
Με την παρούσα Πολιτική Αναφορών η Εταιρεία συμμορφώνεται με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ε.Ε., και τον Εθνικό Νόμο 4990/2022. Η Πολιτική Αναφορών αποσκοπεί στη δημιουργία ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων των κανόνων δικαίου της Ε.Ε., στην προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και στην οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.
Η εταιρία επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορεί να διαταράξουν το υγιές εργασιακό της περιβάλλον, να τη βλάψουν και να εκθέσουν σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία της. Ενθαρρύνει την υποβολή αναφορών, αμέσως μόλις γίνουν αντιληπτές. Όλες οι αναφορές λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και διερευνώνται με πλήρη αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία. Η Εταιρία βεβαιώνει ότι όσοι προβαίνουν σε αναφορές θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα και ότι τα προσωπικά δεδομένα όλων των εμπλεκόμενων μερών προστατεύονται εφαρμόζοντας τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας.
2. Ορισμοι
1. «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις του παρόντος.
α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) μιας νομικής οντότητας του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα.
β) «Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
2. «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
3. «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
4. «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.
5. Βάσιμοι λόγοι: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
6. Δημόσια αποκάλυψη: η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις.
7. Διαμεσολαβητής: φυσικό πρόσωπο που βοηθά τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς εντός του εργασιακού πλαισίου, η συνδρομή του οποίου πρέπει να είναι εμπιστευτική.
8. Ενέργειες παρακολούθησης: οποιαδήποτε πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς ή οποιαδήποτε αρχή ή φορέας, στους οποίους παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.
9. Ενημέρωση: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
10. Εργασιακό πλαίσιο: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στον δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
11. Παραβιάσεις: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
12. Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στον οργανισμό στον οποίο εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο αναφέρων ή σε άλλους φορείς με τους οποίους ο αναφέρων είχε επαφή μέσω της εργασίας του ή επ’ ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.
13. Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με την Εταιρία καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.
14. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών ή Υ.Π.Π.Α.: Το άτομο που παραλαμβάνει και παρακολουθεί την εξέλιξη των αναφορών.
15. Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.): Η επιτροπή η οποία έχει αναλάβει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών.
16. Εργαζόμενος: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με την εταιρεία με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το πρόσωπο που συνδέεται με την Εταιρία με άλλη σχέση εργασίας ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος στην Εταιρία.
17. Κανάλια αναφορών: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή αναφορών καθώς και τα άτομα στα οποία μπορούν να απευθυνθούν οι αναφέροντες.
18. Κακόβουλη Αναφορά: Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντος ότι δεν είναι αληθής.
19. Καλή πίστη: Η κατάσταση η οποία δημιουργεί στον Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση ότι βασίμως πιστεύει πως οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.
20. Πλατφόρμα: Η ειδικά σχεδιασμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα που είναι προσβάσιμη διαδικτυακά μέσω υπολογιστή ή κινητής συσκευής.
3. Πεδιο εφαρμογης - Αναφεροντες
Αναφορές, με βάση την παρούσα Πολιτική, μπορεί να υποβάλουν όσοι έχουν αποκτήσει, στο πλαίσιο της εργασίας τους, πληροφορίες σχετικά με Παραβιάσεις (οι «Αναφέροντες») και συγκεκριμένα:
α) οι εργαζόμενοι, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι αποσπασμένοι από άλλον φορέα,
β) οι μη μισθωτοί, οι αυτοαπασχολούμενοι ή σύμβουλοι ή οι εργαζόμενοι κατ’ οίκον,
γ) οι μέτοχοι και τα πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της Εταιρείας, περιλαμβανομένων τυχόν μη εκτελεστικών μελών καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκουμένων,
δ) οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών,
ε) πρόσωπα των οποίων η σχέση εργασίας έχει λήξει, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, και σε υποψήφιους εργασίας.
4. Πεδιο εφαρμογης – Ειδη Παραβιασεων
Οι αναφορές της παρούσας πολιτικής είναι αποδεκτές όταν αφορούν τα παρακάτω είδη παραπτωμάτων - παραβιάσεων. Οποιοδήποτε άτομο που ανήκει στο «Πεδίο Εφαρμογής Αναφέροντες» αντιληφθεί κάποιο παράπτωμα ή παραβίαση εντός της Εταιρίας για τα παρακάτω είδη παραβιάσεων, θα πρέπει να προβεί άμεσα σε Αναφορά.
1. Δημόσιες συμβάσεις.
2. Νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
3. Χρηματοδότηση της τρομοκρατίας.
4. Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές.
5. Ασφάλεια και συμμόρφωση προϊόντων.
6. Ασφάλεια μεταφορών.
7. Προστασία του περιβάλλοντος.
8. Ακτινοβολία και πυρηνική ασφάλεια.
9. Ασφάλεια των τροφίμων και των ζωοτροφών / υγεία και καλή μεταχείριση των ζώων.
10. Δημόσια υγεία.
11. Προστασία των καταναλωτών.
12. Προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
13. Ασφάλεια δικτύων και πληροφοριακών συστημάτων.
14. Οικονομικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
15. Ανταγωνισμός και κρατικές ενισχύσεις.
16. Παραβίαση κανόνων, φορολογίας των εταιρειών ή διακανονισμών.
17. Δωροδοκία και εμπορία επιρροής
18. Άλλα σοβαρά θέματα.
Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:
1. Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης.
2. Προσωπικά θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους.
3. Προσωπικά εργασιακά θέματα τα οποία εμπίπτουν στη αρμοδιότητα του HR.
4. Φήμες.
5. 1Καναλια Αναφορων
H Εταιρεία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών, ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς περιστατικών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και εγγυάται ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια. Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί επώνυμα ή ανώνυμα. Με την υποβολή επώνυμης αναφοράς, δύναται να γνωστοποιηθούν στον αναφερόμενο, εφόσον ζητηθούν από αυτόν, τα προσωπικά στοιχεία του αναφέροντος, υπό τους όρους και τις προϋποθέσεις της ισχύουσας νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων. Εάν ο αναφέρων δεν επιθυμεί να υποβάλει την αναφορά επώνυμα, έχει την επιλογή να υποβάλει την αναφορά ανώνυμα.
Οι τρόποι υποβολής των αναφορών είναι οι εξής:
1. Μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας για την υποβολή των αναφορών η οποία πληροί όλες τις προδιαγραφές που αφορούν στην ασφάλεια :
• Των πληροφοριακών συστημάτων.
• Των προσωπικών δεδομένων.
• Της εμπιστευτικότητας ή της ανωνυμίας του αναφέροντος εφόσον το επιλέξει.
Επίσης παρέχει την δυνατότητα παρακολούθησης της κατάστασης της αναφοράς από την αρχή της αναφοράς έως και την ολοκλήρωση της. Η πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της Εταιρίας και ενθαρρύνουμε τους αναφέροντες να την χρησιμοποιήσουν καθώς αποτελεί το πιο ολοκληρωμένο και ασφαλές μέσο διαχείρισης αναφορών.
2. Εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: whistleblowing@hellecon.com
3. Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής προς τον Υ.Π.Π.Α. της Εταιρείας στην διεύθυνση: Σμύρνης 26, Ν. Φιλαδέλφεια T.K. 14341 με την ένδειξη «προσωπικό και εμπιστευτικό». Στην επιστολή θα πρέπει να αναγράφεται και η εταιρεία για την οποία γίνεται η αναφορά.
4. Προφορικώς, μέσω τηλεφώνου στο 214 4069004 ή προσωπικής συνάντησης με τον Υ.Π.Π.Α. κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.
Ανεξάρτητα του καναλιού αναφοράς όλες οι αναφορές παραλαμβάνονται και διαχειρίζονται από τον Υ.Π.Π.Α. που έχει και την αρμοδιότητα επικοινωνίας με τον αναφέροντα.
6. Κατευθυνσεις για την υποβολη Αναφορων
Ακολουθούν γενικές κατευθύνσεις και οδηγίες για την υποβολή αναφορών:
1. Η Αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις αυτό γίνει αντιληπτό.
2. Η Αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.
3. Η Αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα, την ημερομηνία/χρονική περίοδο και τόπο όπου έλαβε χώρα το περιστατικό, το είδος του παραπτώματος και όσο το δυνατό πιο αναλυτική περιγραφή του.
4. Προσωπικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας και άλλες ευαίσθητες πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το περιστατικό δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην Αναφορά.
5. Ο Αναφέρων δεν χρειάζεται να είναι απολύτως σίγουρος για τη βασιμότητα της Αναφοράς του. Επίσης δεν θα πρέπει να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο τον εαυτό του, την εταιρία ή κάποιον τρίτο, προκειμένου να αναζητήσει και να συλλέξει περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την Αναφορά του.
6. Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες εφόσον του ζητηθούν.
7. Αρμοδιοτητες του Υπευθυνου Παραλαβης Αναφορων (Υ.Π.Π.Α.)
Ο Υπεύθυνος Παραλαβής αναφορών έχει τις εξής αρμοδιότητες:
1. Παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός του φορέα και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο του φορέα.
2. Παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
3. Βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
4. Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.) , ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας Ε.Α.Δ., η οποία, λειτουργεί ως εξωτερικός δίαυλος αναφοράς
5. Διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
6. Παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν.
7. Παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.
8. Παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορεί να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
9. Σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον φορέα.
Ο Υ.Π.Π.Α.:
1. Ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα.
2. Σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του.
3. Απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
Η Εταιρία διασφαλίζει ότι εάν ο Υ.Π.Π.Α. εκτελεί και άλλα καθήκοντα, ότι η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν επηρεάζει την ανεξαρτησία τους και δεν οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντα του.
8. Αρμοδιοτητες της Επιτροπης Διαχειρισης Αναφορων Ε.Δ.Α
Η διαχείριση των αναφορών που υποβάλλονται μέσω των καναλιών Αναφοράς γίνεται από την Ε.Δ.Α, σύμφωνα με την Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών η οποία έχει τις εξής αρμοδιότητες:
• Εξετάζει το παραδεκτό των αναφορών που έρχονται σε γνώση της από όλα τα θεσπισμένα κανάλια αναφορών της Εταιρίας.
• Αξιολογεί τις αναφορές.
• Επικοινωνεί με τον Υ.Π,Π.Α. για την ανταλλαγή των απαραίτητων πληροφοριών.
• Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέσο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων που εμπλέκονται στις αναφορές και μεριμνά για την διαγραφή τους σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες.
• Εποπτεύει την Διαδικασία Εσωτερικής Διερεύνησης των αποδεκτών Αναφορών.
• Τηρεί Κεντρικό Μητρώο Αναφορών.
9. Ορισμος μελων Ε.Δ.Α.
Ως μέλη της Ε.Δ.Α ορίζονται:
Τακτικά μέλη, τα οποία αναλαμβάνουν την διαχείριση όλων των αναφορών πλην των περιπτώσεων που αναλαμβάνουν τα αναπληρωματικά μέλη.
• Ηλιοπούλου Θεοδώρα , Director of People & Culture
• Κρητικός Ευστάθιος , Director of Finance
• Αλεξάκης Δημήτριος , Chief Operating Officer
Αναπληρωματικά μέλη, τα οποία αναλαμβάνουν τα καθήκοντά τους σε περίπτωση που ένα ή περισσότερα τακτικά μέλη απαλλάσσονται των καθηκόντων τους επειδή φέρονται ως εμπλεκόμενοι στην υπό εξέταση αναφορά.
• Καρακώστας Κωνσταντίνος , Payroll Manager
• Τσανταρλιώτης Μάριος, Senior Finance Manager
10. Διαδικασια Διαχειρισης Αναφορων
Η διαδικασία αναφορών περιγράφετε στα παρακάτω βήματα:
1. Ο αναφέρων υποβάλει την αναφορά σε ένα από τα κανάλια αναφοράς.
2. Ο Υ.Π.Π.Α παραλαμβάνει την αναφορά και επιβεβαιώνει στον αναφέροντα για την παραλαβή της εντός 7 ημερών.
3. Ο Υ.Π.Π.Α αξιολογεί την αναφορά εάν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του του Νόμου και την προωθεί στην Ε.Δ.Α.
4. Εάν δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου ενημερώνει την Ε.Δ.Α. και εφόσον δεν υπάρχει διαφορετική αξιολόγηση από την Ε.Δ.Α. περαιώνει την διαδικασία και ενημερώνει τον αναφέροντα.
5. Εάν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου, προωθεί την αναφορά στην Ε.Δ.Α η οποία αναλαμβάνει την διαχείριση της διερεύνησης της αναφοράς εντός του οργανισμού. Εάν ο αναφερόμενος είναι μέλος της Ε.Δ.Α τότε απαλλάσσεται των καθηκόντων του και στην θέση του ορίζεται ένα από τα αναπληρωματικά μέλη.
6. Ο Υ.Π.Π.Α ενημερώνει τον αναφέροντα ότι η αναφορά του έγινε αποδεκτή.
7. Διενεργείται η διερεύνηση της αναφοράς.
8. Η Ε.Δ.Α. ενημερώνει τον Υ.Π.Π.Α σε τακτά χρονικά διαστήματα για την πορεία των ερευνών ο οποίος οφείλει να ενημερώσει τον αναφέροντα το αργότερο 3 μήνες μετά την παραλαβή της αναφοράς, για τα αποτελέσματα της έρευνας ακόμη και εάν η έρευνα δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί.
9. Με την ολοκλήρωση της διερεύνησης η Ε.Δ.Α. ενημερώνει τον Υ.Π.Π.Α και αυτός με την σειρά του τον αναφέροντα για τα τελικά αποτελέσματα της έρευνας.
11. Δικαιωματα Αναφεροντα και Αναφερομενου
Ο Αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί τόσο για την παραλαβή της Αναφοράς του (το αργότερο εντός 7 εργασίμων ημερών) όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησης (το αργότερο εντός 3 μηνών).
Η Εταιρία προστατεύει τόσο τα άτομα που υποβάλουν Αναφορά όσο και τους αναφερόμενους. Η διερεύνηση πραγματοποιείται, με πλήρη εχεμύθεια και τηρώντας το απόρρητο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, κατά το μέτρο του δυνατού, προκειμένου να αποφευχθεί ο στιγματισμός ατόμων.
Τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται στις αναφορές έχουν το δικαίωμα να ενημερωθούν άμεσα για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορούνται, για τα άτομα τα οποία έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στην Αναφορά ή στην έκθεση και για το δικαίωμα να κληθούν σε απολογία. Ωστόσο, εφόσον υπάρχει σοβαρός κίνδυνος ότι η παραπάνω ενημέρωση θα μπορούσε να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων, η ενημέρωση των ατόμων που περιλαμβάνονται στην Αναφορά μπορεί να αναβληθεί μέχρις ότου πάψει να υφίσταται αυτός ο κίνδυνος.
Η ταυτότητα του Αναφέροντος παραμένει εμπιστευτική. Κατ’ εξαίρεση, αν η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη, και εφόσον ο καταγγελλόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του Αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του. Διευκρινίζεται ότι αναφορές οι οποίες αποδεικνύεται ότι είναι καταφανώς κακόβουλες θα ερευνώνται περαιτέρω κατά την κρίση της Εταιρίας τόσο ως προς τα κίνητρα όσο και ως προς τους εμπλεκομένους προκειμένου να αποκαθίσταται η τάξη με κάθε νόμιμο τρόπο και μέσο.
12. Προστασια Αναφεροντων
Η Εταιρία προστατεύει τον αναφέροντα που αναφέρει, με καλή πίστη, παράνομες ή ανήθικες συμπεριφορές. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει Αναφορά, ακόμα και εάν η Αναφορά του αποδειχθεί, εκ του αποτελέσματος, εσφαλμένη. Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών και η Διοίκηση διασφαλίζει την μη ύπαρξη αντιποίνων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε με καλή πίστη υποβάλει Αναφορά. Πιο συγκεκριμένα η Εταιρία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλει Αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της Αναφοράς τους.
Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της Αναφοράς (π.χ. απόλυση, διαθεσιμότητα, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου εργασίας, μετακίνηση, διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου εργασίας κ.λπ.). Σε περίπτωση κακόβουλης Αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.
Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων.
Σε περίπτωση που ο Αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της Αναφοράς.
Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Ε.Δ.Α., θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την Αναφορά στην οποία προέβη ο εργαζόμενος.
Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποφασίσει να προβεί σε Αναφορά σχετικά με ένα περιστατικό που καλύπτεται από την παρούσα πολιτική και στο οποίο είχε προηγουμένως εμπλακεί, το γεγονός ότι τελικά το ανέφερε θα ληφθεί υπόψιν υπέρ του σε οποιαδήποτε άλλη επακόλουθη διαδικασία.
Σε περίπτωση που η Αναφορά γίνει επώνυμα και κατόπιν διερεύνησης αποδειχθεί ότι χάρη σε αυτήν η Εταιρία προστάτευσε ζωτικά οικονομικά ή άλλα συμφέροντά της , αυτός ο οποίος προέβη στην Αναφορά δύναται να επιβραβευτεί με τον προσφορότερο δυνατό τρόπο.
13. Διερευνηση Αναφορας
Η Εταιρία δεσμεύεται ότι θα αντιμετωπίζει με τη δέουσα προσοχή κάθε Αναφορά είτε επώνυμη είτε ανώνυμη. O Υπεύθυνος Διερεύνησης και η Ομάδα Διερεύνησης, όπου απαιτείται, διεξάγει έρευνα για τα περιστατικά που περιέχονται στην Αναφορά το συντομότερο δυνατό. Όπου κρίνεται απαραίτητο και ανάλογα με το αντικείμενο της Αναφοράς, ενδέχεται να λαμβάνεται επιπλέον επαγγελματική υποστήριξη από άλλα στελέχη της εταιρίας καθώς και από εξωτερικούς εξειδικευμένους συμβούλους.
14. Εμπιστευτικοτητα Ανωνυμια
Η Εταιρία ενθαρρύνει τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συνεργάτες να εκφράζουν τις ανησυχίες τους για πιθανά παραπτώματα μέσω των υπαρχόντων καναλιών Αναφοράς. Επίσης, δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια, και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο του Αναφέροντα όσο και των ατόμων που περιλαμβάνονται στις αναφορές και να χειριστεί την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια.
Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διερεύνηση περιστατικού, η ταυτότητα του Αναφέροντος δεν αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις αναφορές, δηλαδή πέραν των μελών της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, του Υπεύθυνου Διερεύνησης, της Ομάδας Διερεύνησης συμπεριλαμβανομένων τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο Αναφέρων έχει δώσει ρητή συναίνεση ή η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη.
Η ανωνυμία επιτυγχάνεται με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων και κυρίως μέσω της πλατφόρμας αναφορών στην οποία παρέχεται η δυνατότητα υποβολής είτε επώνυμης είτε ανώνυμης Αναφοράς. Η Πλατφόρμα, , υποστηρίζει την ανώνυμη αναφορά, την αμφίδρομη επικοινωνία και πληροί υψηλές προδιαγραφές ασφαλείας.
15. Προσωπικα Δεδομενα
Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε Αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της Αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.
Η Εταιρία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας.
Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την Αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται.
Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως για παράδειγμα τα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης και η Ομάδα Διερεύνησης, συμπεριλαμβανομένων εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων.
Τα προσωπικά δεδομένα και το υλικό που προέκυψε κατά την διάρκεια της διαχείρισης της αναφοράς διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά.
16. Διορθωτικες ενεργειες και πειθαρχικες ενεργειες
Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών, προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, (β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/απόλυσης ή (ε) και δικαστικές ενέργειες.
17. Ενημερωση και εκπαιδευση
Η Εταιρία διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα ενημερώνονται και εκπαιδεύονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής και για κάθε νέα αναθεώρηση της.
Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται να προβούν σε σχετική ενημέρωση του προσωπικού τους. Αυτή θα γίνει κυρίως με την ανάδειξη της παρούσας πολιτικής αναφορών και συμπληρωματικά με τη παροχή υλικού που θα τους παράσχει η Εταιρία.
Οι δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης θα είναι συνεχείς τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά, προκειμένου, να εδραιωθεί μια θετική εταιρική κουλτούρα για την υποβολή αναφορών, που θα υποστηρίξει τις αρχές της ακεραιότητας, της εντιμότητας και της διαφάνειας.
